BLOGG.

Vetelängden blev bryggan till förvaltningen

Snabbhet genom enkelhet

Vi pratar gärna om att skapa snabbhet genom enkelhet. Men vad innebär det i praktiken? I en serie inlägg kommer vi att exemplifiera det genom våra egna erfarenheter.

Jag coachade för många år sen en styrgrupp som beställde utvecklingen av ett nytt verksamhetssystem. Det var ett roligt och proaktivt arbete där vi hela tiden låg steget före och krattade manegen för projektet – precis som man ska. Allt gick så bra.

Men så plötsligt visade det sig att den externa driftsorganisation som man var tänkt att leverera till inte längre skulle användas utan man skulle bygga upp en egen. Detta fick vi reda på bara några månader före produktionssättning och överlämning.

Jag sa ungefär så här till styrgruppen:

”Det värsta man vet som driftsansvarig är när verksamheten kommer med ett nytt system och dumpar i knät på en – utan framförhållning. Det finns risk för rätt stor irritation och uppmaningar om att involvera förvaltningen när projektet startas, inte när man är framme vid produktionssättning. I det här fallet var det ju omöjligt – men irritationen kommer ändå finnas där.”

”Så jag föreslår att ni gör så här: Gå ut och köp en riktigt god vetelängd, sök upp driftsorganisationen och välkomna dem till organisationen. Och så äter ni vetelängd tillsammans och konstaterar att ni hade önskat ha dem med i projektet från början, men nu när det blivit som det blivit – fråga dem hur vi på bästa sätt kan involvera dem från och med nu?”

Resultatet? Jättebra här också. Vem kan bli irriterad på någon som agerar på det viset? Man pratade ju ihop sig om bästa sättet att använda de återstående månaderna och alla kände sig inbjudna och involverade.

Lärdomen? Om man planerar lite framåt och vidtar åtgärder så fort något dyker upp, gärna via ett personligt möte med visad omtanke kanske problemet inte ens dyker upp. Enkelt och bra, även om vi ibland kanske för ofta hyllar personer som löser problem än de som ser till att de aldrig uppstår.

Text: Erik Sjöberg