Styrgruppen – fantastiskt viktig!

De tre viktigaste framgångsfaktorerna för ett projekt skulle mycket väl kunna vara tydliga och accepterade verksamhets-/effektmål, en skicklig projektledare och en välfungerande styrgrupp. Har man dessa tre faktorer på plats löser man nog övriga utmaningar också.

Projektmålen och projektledarens förmåga diskuteras ofta. Men varför är det lite tystare kring styrgruppens roll och kvalitet?

Tyvärr är det ofta som styrgruppen inte ens har förstått sin roll och i stora organisationer ser man ibland skräckexempel på styrgrupper där ledamöterna ser deltagandet i styrgrupper som en merit och där man deltar på möten så mycket man hinner och passivt sitter med och betraktar det som sker i projektet. Andra skräckexempel är personer i styrgrupper som “representerar HR/IT/marknad” eller vad det nu kan vara.

Låt oss en gång för alla slå fast: styrgruppen, och därigenom ledamöterna solidariskt tillsammans, har det yttersta ansvaret för hela projektet. Att representera en viss funktion inom organisationen kan man göra inuti projektet eller i en referensgrupp. I styrgruppen deltar man för att säkerställa att projektet har bra övergripande förutsättningar att lösa sin uppgift – och i det ingår som en av de viktigaste uppgifterna att säkerställa att rätt projektledare leder projektet.

Styrgruppens ansvar kan övergripande sammanfattas:

• Ytterst ansvarig för projektet
• Tillsättning/avsättning av projektledare
• Säkerställande av att projektets mål är relevant för företaget
• Aktiv uppföljning av status och beslut vid avvikelser utanför projektets ramar (enligt projektdirektivet)
• Verka som positiv ambassadör för projektet och förankra projektmålen i organisationen för att underlätta projektgruppens arbete

Många organisationer har tyvärr styrgruppsledamöter som har mycket god kompetens för arbetet men inte tillräckligt med tid för varje projekt – och även då blir projekten kraftigt lidande.

Självklart finns det undantag också med väl fungerande styrgrupper! Det är väldigt roligt att som projektledare ha en styrgrupp där deltagarna både aktivt stöttar och kritiskt granskar och ifrågasätter, samtidigt som de tar sina roller som ambassadörer och förankrare på stort allvar.