Självständiga och kreativa projektteam är ofta de mest höglevererande. De flesta projektledare strävar också efter att teamet ska känna sig tryggt med att ta beslut i osäkra frågor och att ta egna initiativ.
Men trots att det idag känns som en hygienfaktor är det långt ifrån alla som lyckas i praktiken. Här delar Moments projektledare Anna Dahlström med sig av tips, lärdomar och fallgropar!
Anna, hur bidrar du som projektledare till att skapa självständiga och kreativa projektteam?
– Att prata om vilken ambition jag själv har för teamet kan vara en bra start, på en kickoff eller i något annat sammanhang. Men det räcker inte att bara med ord förmedla hur jag önskar att det ska fungera. Det gäller att visa det i handling i olika situationer som uppstår. Det gäller att visa att det är okej att misslyckas och att jag som projektledare alltid ställer upp för teamet. Baksidan av fria tyglar och tillåtelse att ta osäkra beslut är förstås att det kan bli fel – ibland väldigt fel.
Har du något exempel på när det har gått fel?
– Absolut. Vi hade en gång en nyckelperson i teamet som inte klarade av sitt jobb. Som projektledare vill jag alltid backa upp mitt team och mina teammedlemmar, och kommunicerade därför inte till projektets omgivning vems fel det huvudsakligen var att projektet svajade. Självklart ska man inte ljuga, men man kan alltid sätta saker i ett sammanhang. Och det gäller i möjligaste mån att behålla tryggheten i teamet. Sedan behöver man naturligtvis ta tag i ursprungsproblemet, men det är en annan sak.
– En sak jag lärde mig var att man som projektledare tidigt måste bestämma sig för om en ”problemperson” ska bytas ut eller om man tror man kan få till en positiv förändring. I det här fallet skulle personen faktiskt ha plockats ut i ett tidigt skede. Det i sig hade skapat ett mer tryggt och självständigt team. Det svåra är risken att det uppfattas som fel beslut och som att ingen får göra fel, vilket istället skapar otrygghet. Så det är en fin balans.
Många projektledare har ett kontrollbehov, kan det också vara ett hinder för ett självständigt team?
– Definitivt. Ställer man för många eller för detaljerade frågor kan det uppfattas negativt, även om man bara vill hjälpa till. Jag har själv varit med om att trampa på folks tår. En gång kom det in en ny person i projektet som jag inte ville släppa in i hetluften med en gång, utan ge en längre introduktion. Den personen ansåg att det blev en utdragen startsträcka och uppfattade att teamet arbetade för osjälvständigt.
Har du fler exempel?
– Vid ett tillfälle kom det in en ny resurs i ett projekt, vi kallar honom Kalle. Han skulle vara projektets representant på återkommande planeringsmöten med många andra personer. Jag var med första gången för att inte helt lämna Kalle ensam och för att se till att allt kom igång bra. Kalle var väl medveten om vilken roll han hade, men det som hände var att han ändå inte vågade ta plats och ta hand om de frågor han ansvarade för. Projektledaren som redan kunde allt om projektet var ju där, så Kalle tog inte sitt ansvar och tog inte hand om våra frågor. Jag gick då in och gjorde det istället. Vi hade en jättebra och öppen diskussion efteråt och sen fungerade allt klockrent när jag inte var med på mötena.
– Lärdomen för mig var förstås att släppa taget tidigare och särskilt att vara väldigt tydlig med att jag gör det. Kalle hade ju inte varit med i vårt projekt tidigare och hade inte vår ”självständiga kultur” i sig.
Finns det någon risk om man släpper för mycket på kontrollen som projektledare?
– Det är projektledarens ansvar att se till att teamet hela tiden arbetar mot de mål som är uppsatta och gör de leveranser som är avtalade. Oaktat självständiga och kreativa team, den kontrollen måste alltid finnas kvar.
Till sist, du pratar ju ibland om vikten av att ”skydda” teamet när kritik från omgivningen till projektet kommer. Vad menar du med det?
– Jag tror att det är väldigt viktigt att projektledaren filtrerar ordentligt i sådan information, innan man delar med sig till teamet. Jag brukar se till att den information som kommer till teamet kan användas till konkreta aktiviteter, annars riskerar vi att använda vår energi till fel saker. I ett projekt jag ledde fick jag ta emot en hel del kritik mot projektet och organisationen. Den kritiken ”gjorde jag om” till sådant som vårt team faktiskt kunde ta hand om och använda.
– Jag har nog med tiden också själv blivit bättre på att ta hand om sådana här saker, utan att brusa upp och vända taggarna utåt. Vissa kamper ska man ju ta men om det inte kan ge ett bidrag till projektet eller ditt projektteam är det bara att släppa.
Text: Anna Dahlström
Ämne. Text. Läs mer
Ämne. Text. Läs mer
Ämne. Text. Läs mer
