Kaffekoppen före första styrgruppsmötet

Tyvärr ser jag fortfarande att många projektledare hoppar över detta steg, förmodligen för att de har så bråttom att få ordning på målformulering och projektplanering så att de kan stå upp för sin plan på första styrgruppsmötet. När jag inför ett styrgruppsmöte frågar en projektledare om det finns någon i styrgruppen som de aldrig pratat med tidigare får jag ofta svaret ”ja, ett par stycken – jag har inte hunnit”. Projektledaren tror att han/hon är effektiv och har prioriterat det viktigaste först, men tyvärr är det nog tvärtom.

Oavsett om man kör igång ett nytt projekt eller tar över ett projekt från någon annan är det vanligt med allt från spänningar till direkta motsättningar och konflikter i styrgruppen. Någon tycker kanske projektet är viktigt och korrekt målsatt, andra inte alls utan känner sig som gisslan. Systemutvecklingen kanske vill åt ett håll och drift/förvaltning åt ett annat. Inte sällan finns även personliga motsättningar i styrgruppen som ytterligare grus i maskineriet.

När man som projektledare deltar på sitt första styrgruppsmöte ses man ofta som representant för den styrgruppsordförande/sponsor/PMO-chef som tillsatt projektledaren. Många är de projektledare som på detta första möte har förvånats över den dåliga stämning som varit eller kanske till och med regelrätta attacker på projektets planering och statusrapport – trots att man anser att man tagit fram den bästa planen för sitt projekt, och därmed även för sin styrgrupp.

Även om politiken i stora organisationer aldrig är enkel att hantera finns här ett enkelt tips att ta till för att grundlägga ett så positivt arbetsklimat som möjligt i styrgruppen: prata med alla i styrgruppen före första mötet. Prioritera det mötet, den kaffekoppen eller det telefonsamtalet. Det är värt insatsen många gånger om och du kommer se att du plötsligt får supporters i styrgruppen i stället för skeptiker eller i värsta fall motståndare. Varför det funkar? Jo, de flesta människor i allmänhet, och styrgruppsdeltagare i synnerhet, tycker om att bli sedda. Presentera dig själv som projektledare för projektet och ställ några öppna frågor:

• Kan du berätta för mig vad det här projektet har för påverkan på dig och din organisation och om det är något du tycker är extra viktigt eller något du är orolig för ska hända?
• Är det något du vill att jag ska tänka på när jag planerar projektet?
• Finns någon information som du löpande behöver få i projektet?
• Känner du att det finns en bra samsyn i styrgruppen eller finns några olika intressen jag bör vara medveten om?

Om du sedan avslutar de 15 minuter som ett sånt här ”kaffemöte” tar med att be personen lyfta luren om det är något som känns fel under projektet, är jag övertygad om att det första styrgruppsmötet kommer ske i en positiv anda. Alla har ju blivit individuellt sedda och du har bjudit in till dialog.

Prioritera den första kaffekoppen med varje styrgruppsledamot före första mötet riktigt högt. Det kan bli ett av dina bästa beslut i projektet.

Text: Erik Sjöberg