Fördubbla leveranshastigheten!

Det låter för bra för att vara sant. Men det går faktiskt att minst fördubbla leveranshastigheten för många projektintensiva verksamheter. Jag ska kortfattat förklara hur man gör och till och med ge er verktygen ni behöver för att lyckas.

Den enda begränsningen vi gör är att vi enbart tittar på projektverksamheter vars helt dominerande kostnad och innehåll är människors arbetstid och tankearbete. Det gäller för väldigt många verksamheter men till exempel inte för att gräva en tunnel genom Hallandsåsen.

Allt handlar om verkningsgraden

En bensinmotor som har dubbelt så hög verkningsgrad som en annan kommer driva bilen den sitter i dubbelt så långt. En solcellspanel med dubbelt så hög verkningsgrad kommer producera dubbelt så mycket energi för varje soltimme. Enkelt och självklart.

Projektorganisationer fungerar på samma sätt. Organisationen med dubbel verkningsgrad kommer att genomföra och leverera projekt dubbelt så snabbt som den med enkel verkningsgrad.

Du som har en projektportfölj på 500 miljoner eller 20 miljarder kronor kan enkelt räkna ut vad det skulle betyda för er rent ekonomiskt om ni skulle fördubbla leveransförmågan.

Så här kan man mäta verkningsgraden

Man kan mäta verkningsgraden på olika sätt. Det viktigaste är att man mäter den över tid och vidtar åtgärder för att höja den. Jag ska nu visa ett sätt att mäta och ett sätt att drastiskt höja den.

Som exempel i vår kalkyl ska vi använda Kalle som jobbar all sin tid i projekt. I Kalles organisation vet man att ca 20 % av en full arbetstid går åt till icke-leveransinriktat arbete som att hålla sig uppdaterad på vad som händer, fylla i tidrapporter, gå på veckomöten och skriva statusrapporter – vi kallar den tiden för overhead. Det innebär att det blir 80 % tid över för att producera. Med de här antagandena blir alltså den optimala verkningsgraden för Kalle som individ just 80 % (den mängd av Kalles timmar som tar oss närmare leverans av projektet).

Kalles företag får nu väldigt mycket att göra, så man startar många projekt – alltför många. Resursbristen gör att någon linjechef som älskar sina Excelblad utbrister ”enkelt, låt Kalle jobba i fyra projekt, så håller vi tempot i alla”. Och det är här det går riktigt fel. Kalle får nu fyra projekt som vardera kräver 20 % overhead och Kalles verkningsgrad är nu nere på 20 %. Kanske blir overheaden lite mindre än 20 % per projekt vid flera projekt, men samtidigt skapas context switching vilket är en tidstjuv i sig. Jag tror därför att de 20 % är ganska rättvisande.

Å ena sidan är det här inget nytt. Lean, flödesoptimering, ”gör inte för mycket samtidigt” och vikten av fokusering pekar alla på samma sak. Men nu har vi ett mycket enkelt sätt att mäta verkningsgraden i projektorganisationen utifrån antaganden och nyckeltal som kan trimmas in för varje organisation.

Och som du redan har förstått: ger vi Kalle ett femte projekt är hans verkningsgrad nere på 0 %.

Mät nu verkningsgraden för hela projektorganisationen

Genom att mäta den genomsnittliga verkningsgraden för alla i projektorganisationen kan du nu enkelt få fram hur mycket av er arbetstid som går till overhead och hur mycket som leder till leverans.

En så låg verkningsgrad som 20 % är nog inte ovanlig och 80 % är säkert ett rimligt teoretiskt maxvärde. Antag nu att du ökar verkningsgraden från 25 till 50 % genom att helt enkelt driva färre projekt i taget. Svårare än så är det faktiskt inte att göra det som utlovades i rubriken – att fördubbla leveranshastigheten.

Framgångsfaktorer

• Håll resursplaneringen barnsligt enkel och övergripande i början. Det kanske räcker att planera varje person på månadsbasis för att kunna börja följa trenderna, och absolut inte på timbasis.
• Kommunicera konsekvenserna på projektportföljen avseende leveranshastighet och ekonomi så alla förstår hur förödande det är att hitta på nya initiativ som minskar fokus och verkningsgrad. Och ja, det är du själv som vd som bör stå för det budskapet!
• Använd bemanningsläget för att fatta tydliga och kraftfulla beslut som ökar verkningsgraden. Enbart genom att fatta dessa beslut uppnår ni resultat och skapar förtroende för det nya arbetssättet.
• Kom framförallt ihåg att fokus och ökad verkningsgrad uppstår genom att stryka några projekt helt och hållet, inte genom att prioritera ner dem.

Sammanfattning

Det är rimligt att fördubbla leveransförmågan i en mantidsintensiv projektverksamhet. Vilken verksamhetsgrad har ni i er organisation idag, och vad är en rimlig målsättning för just er?

Lycka till!

Projekttips för dig som är VD:
Del 1: Granska varandras projekt
Del 2: Fördubbla leveranshastigheten

Detta inlägg hittar du även på LinkedIn.