5 riktigt enkla tips till riktigt erfarna projektledare

Kraven på vad en riktigt senior projektledare ska behärska kan se minst sagt avskräckande ut. Han eller hon ska vara en skicklig ledare och kommunikatör i alla delar av organisationen, vara den som skapar klarhet och struktur, alltid har en god överblick samtidigt som man ska ha järngrepp om minsta detalj i planering, riskhantering, budgetering och uppföljning samt alla avvikelser som inträffar i projekt: projekt handlar ju om att leda engångssatsningar under förhöjd osäkerhet och risk. Man ska dessutom gärna behärska verksamhetsområdet som projektet verkar inom.

Efter att under snart 20 år ha granskat ett stort antal projekt slår det mig dock att orsakerna till att komplexa projekt går dåligt alldeles för ofta är att man inte hanterar de verkligt enkla sakerna på rätt sätt, och att projektledarna inte lägger tillräcklig vikt vid ett antal grundbultar.

Här kommer därför fem förslag från mig på temat ”riktigt enkla tips till riktigt erfarna projektledare”, och det handlar alltså inte om sånt som sällan missas utan sånt som gång efter annan falerar.

1. Vad ska göras?

Projekt som inte har nedskrivna, enkelt formulerade mål som är kända av alla intressenter misslyckas nästan alltid. Det är inte acceptabelt att slarva med målformuleringen, hävda att den ”finns i projektplanen” eller att ”avtalet med leverantören definierar projektet”. Och det är inte acceptabelt att ta över havererade projekt och försöka få dem på banan igen utan att säkerställa att målet är glasklart.

2. Vad tycker intressenterna om projektmålet?

Alltför många erfarna projektledare tar ett klubbat projektdirektiv som ett tecken på att projektmålen är kända – och framförallt – accepterade. Men ofta är det inte så. Man måste avsätta tid för att förstå de olika intressenterna, ta en fika med varje individuell styrgruppsledamot för att känna efter och förstå huruvida målen är förstådda och accepterade eller om ytterligare arbete behövs här. Att påbörja detaljerad projektplanering innan denna fas är avklarad är att planera för förseningar och fördyringar, eller i värsta fall ett rent misslyckande.

3. Vad krävs för att lyckas?

I princip alla större organisationer i Sverige har en gemensam projektutmaning: alltför många parallella projekt körs med för få resurser. I värsta fall finns också en ledningskultur som säger att man inte ska ha reserver (avseende kalendertid och budget) eftersom projekten ”inte hålls på tårna” om man bygger in slack. Den projektledare som då backar tillbaka, gör en plan utan tillräckliga reserver, med för få resurser och sedan försöker kompensera detta genom att jobba hårdare och fler timmar per dag kommer ha mycket små chanser att lyckas. Dessutom tenderar sådana projektledare att tappa överblicken eftersom de ständigt blir indragna i akuta detaljdiskussioner i stället för att vara tillgängliga för resten av organisationen.

Som projektledare måste man våga tala om vad som krävs – och sedan stå för det.

4. Kommunicera

En av de viktigaste uppgifterna en projektledare har är att kommunicera och informera. Det ska göras skrifltigt, muntligt och kontinuerligt. Informationen ska vara målgruppsanpassad och enkel. Tid för den här typen av kommunikation uppstår inte av sig själv utan måste skapas. I dagens multinationella projekt med geografiskt spridda projektgrupper har vikten av skriftlig kommunikation dessutom ökat.

5. Avsätt tid för mjuka frågor

Som ledare för stora komplexa projekt kommer man uträtta så fantastiskt mycket mer om stämningen i projektgruppen och hos projektets intressenter är god. Detta måste man jobba aktivt och målmedvetet med. Dessutom är det viktigt att problem inom detta område, t ex rena personkonflikter, hanteras som sådana – och inte som sakfrågor, i allra värsta fall hanterade via telefon- eller videokonferenser.

Sammanfattning

Du som betraktar dig som en riktigt erfaren projektledare men som ändå tycker att ditt projekt inte går tillräckligt bra – titta på listan och fundera över om du har de riktigt enkla sakerna på plats innan du kastar dig över de mer komplexa frågorna. De komplexa frågorna brukar paradoxalt nog i sammanhanget visa sig vara de riktigt enkla!

Text: Erik Sjöberg