5 enkla steg mot en tydligare kommunikation

Första intrycket betyder så mycket. När du formulerat ditt budskap är det därför värdefullt att kvalitetssäkra innehållet för att undvika sådant som påverkar helhetsintrycket. Här är fem steg som snabbt kan lyfta din text till en ny nivå.

1. Anpassa innehållet

Vi blir överösta av information, både på jobbet och privat. Det betyder att det budskap du vill förmedla är utsatt för konkurrens. Då handlar det om att anpassa innehållet för att vinna uppmärksamhet.

– Skala bort sådant som inte berör mottagaren. Irrelevanta inslag minskar viljan att ta till sig budskapet och gör det svårare att hitta det som är viktigt.

– Är texten ändå för lång, glöm inte att strukturera upp innehållet med mellanrubriker och komplettera med någon bild. Finns det någon del som går att förvandla till exempelvis en punktlista?

– Kanske ska innehållet rent av delas upp och kommuniceras i omgångar.

2. Uppdatera innehållet

Om det som ska kommuniceras är framtaget sedan tidigare kanske något har ändrats. Står gamla uppgifter kvar blir mottagaren osäker och du som avsändare otydlig.

Ny deadline? Nya beslut? Nya kontaktpersoner? Nya instruktioner? Nya tillägg? Andra nya förutsättningar?

Gå igenom ditt budskap och se till att det du berättar också gäller. Finns det oklarheter, var tydlig med att det handlar om sådana.

3. Korrekturläs

Det krävs inte många fel för att du ska uppfattas som slarvig eller rent av nonchalant och oengagerad. Och vem tar helhjärtat till sig något från en sådan avsändare?

Är det rättstavat? Har du formulerat dig rätt? Använder du ord och formuleringar som kräver en viss kunskap som alla mottagare inte har?

4. Tänk på tonaliteten

De flesta av oss tänker på tonaliteten när vi pratar men många glömmer att den också lyser igenom när vi skriver. Oavsett om du författar ett styrande dokument eller deltar i den enklaste mejlkonversationen så tolkas dina skrivna ord.

Hur vill du att mottagaren ska uppfatta dig? Pekar du med hela handen för att med auktoritet visa vägen fram eller vill du med en inkluderande ton ha hjälp att finna svaren? Självsäker eller ödmjuk, lugnande eller pulshöjande? Tilltalar du mottagaren med ”du” eller i tredje person?

5. Be någon annan tycka till

Att ta hänsyn till de fyra första punkterna är enkelt och du kan på egen hand lyfta budskapet. Tar du hjälp av någon annan lyfter du troligtvis ytterligare en nivå.

Känner du dig det minsta osäker, be någon annan läsa igenom det du ska kommunicera. Känner du dig säker, be någon annan läsa igenom och se om du möjligtvis överskattade dig själv.

Ännu tydligare kommunikation

Tar du hänsyn till dessa fem steg har du en bra grund till en tydligare kommunikation. Därefter kan man lägga till en sjätte punkt, som handlar om det estetiska i budskapet med layout, färg med mera. Men det får bli ämnet i ett framtida inlägg.

Text: Tommy Bäckman