Vilka projektdeltagare är gratis?
De flesta projektledare känner nog igen sig. Sponsorn, eller någon annan person med insikt i de ekonomiska förutsättningarna för projektet säger “nej, du behöver inte budgetera några kostnader för anställda/verksamhetspersoner/etc utan bara för konsulter” eller ibland “utan bara för IT-resurser”. Ibland får man tillägget “anställd verksamhetspersonal rapporterar för övrigt inte sin tid så det blir svårt att se hur mycket de jobbat”.
Som projektledare tycker jag alltid det här är lika märkligt och frågorna hopar sig:
- Är de andra resurserna verkligen gratis?
- Finns det inget annat nyttigt arbete de skulle göra om de inte var med i projektet?
- Om inte – varför minskar man inte personalen i så fall?
- Spelar det ingen roll om projektet drivs med ett stort eller litet antal timmar från anställd personal? Ibland kan man ju lösa projektets uppgift på olika sätt vilka är olika personalintensiva.
- Vad händer om flertalet roller i mitt projekt, budgeterade att bemannas med intern personal, måste bemannas med konsulter efter en intern omprioritering. Ger det en rättvisande bild av projektet att då avisera en kostnadsökning på ett par hundra procent?
- Hur sköter det aktuella företaget sin portföljprioritering och vad anser man egentligen att ett projekt kostar? Hur väger man en projektinvestering mot andra initiativ?
- Är man inte intresserad av att samla nyckeltal och statistik från sina genomförda projekt för att bättre kunna skatta tidsåtgång och kostnader för kommande projekt?
Man skulle kunna tro att det bara är mycket små och projektomogna organisationer som driver och budgeterar sina projekt på det här viset, men så är inte fallet. Även mycket stora och i övrigt metodiska och processtunga organisationer har ibland den här synen på projektbudgetering.
Som tur är går det med små medel att som projektledare förbättra situationen för just det aktuella projektet och planera och följa upp tid och kostnader för alla i projektet. Men det är sånt slöseri med resurser att i en mogen organisation inte göra det som standard.
