Vi missade första milstolpen med bara ett par veckor …

Ett projekt som ska pågå i två år har sin första milstolpe efter fyra veckor. Man hinner nästan klart och efter sex veckor kan milstolpen till slut passeras. Visst är det märkligt att många då anser att projektet är två veckor försenat, när man egentligen borde konstatera att projektet hittills dragit över tiden med 50%? Om man har samma precision i resten av planeringen har man kanske ett treårsprojekt framför sig snarare än ett på två år och två veckor …

Exemplet är självklart mycket grovt – men ändå tänkvärt. För det första är det bra med milstolpar för att få tidiga mätbara signaler på hur man ligger till i förhållande till sin tidsplan (oavsett om de kallas milstolpar, beslutspunkter eller fasslut efter en iteration eller sprint). För det andra är det bra att redan från början i ett projekt skapa en mycket stor respekt för varje milstolpe.

Ibland ser man skräckexempel på projekt som passerar milstolpar med restpunkter som man utan större åtgärder tror sig hinna med “senare”. Men risken är ju snarare att nästa fas blir ännu värre – förmodligen blir man lika sen med det ursprungligen planerade arbetet, och dessutom har man alla restpunkter från tidigare faser att ta hänsyn till. En milstolpe med restpunkter bör i stället tas som en mycket allvarlig varningssignal för trovärdigheten i den återstående tidsplanen och en åtgärdsplan bör tas fram av projektet.

Ovanstående handlar mest om sunt förnuft och ledarskap, men det finns även metoder som ger lite process-stöd för tankarna. En sån är Earned Value Management (EVM) eller nuvärdesmetoden som den brukar kallas på svenska.