”Vi har styrgruppsmöte varannan vecka”
Kajsa går på knäna. Hon leder ett projekt där beställaren vill ha styrgruppsmöte varannan vecka. Hon upplever att hon ständigt ligger steget efter och att all hennes tid går åt till att administrera dessa möten. Är det inte material som ska tas fram till nästa möte så är det protokoll och aktivitetslistor som ska skrivas. Det går inte att jobba mer kvälls- eller helgtid, och familjen har blivit lidande redan som det är. När ska hon någonsin få tid att ta fram en tillräckligt detaljerad tidsplan och sätta sig i förarsätet i stället för att bara åka med? När ska hon få tid att jobba med åtgärderna i risklistan (i stället för att enbart just lista dem)? Och enbart tanken på att kunna lägga även dessa delar åt sidan och få vara en närvarande coachande ledare till sin grupp får henne att småle bittert. Det kommer aldrig att hända!
Stig sitter i styrgruppen för Kajsas projekt. Stig sitter för övrigt i väldigt många styrgrupper – och allt fler av dem har möten allt oftare. Han har lite blandade känslor inför Kajsa. Hon verkar nog bra, men verkar alltid ligga steget efter i planeringen. Statusrapporterna kommer dessutom alltid i sista sekund till mötena och det är få i styrgruppen som hunnit förbereda sig ordentligt. Dessutom anser Stig att han drunknar i alla detaljerna när han försöker läsa rapporten. Det känns som om projektledaren inte riktigt förstår vad som är allra viktigast här och nu och heller inte har något järngrepp på tidsplanen. Själva styrgruppsmötena är inte så effektiva heller. Styrgruppen är lite för stor, några kommer alltid försent medan andra går tidigt. Stig funderar på om man kanske ska byta ut Kajsa.
Exemplet ovan har jag dragit för många kunder och jag får ofta höra ”nämen, känner du till vårt projekt” eller ”nämen, det är ju Jockes projekt – känner du honom?”.
För oss konsulter är det förstås bra att såna här situationer uppstår ideligen – och det är en tacksam uppgift att gå in som mentor, oavsett om det är på projektledar- eller styrgruppsnivå.
Till sist bara några frågor att fundera kring för alla er som jobbar i, leder eller sitter i styrgruppen för ”Kajsas projekt”:
- Hur ofta bör en styrgrupp ha möten?
- Bör man kunna kräva att Kajsa säger ifrån med kraft?
- Vilka har ett personligt ansvar för, och möjlighet att påverka, styrgruppens arbetssätt?
- Kan man kräva att tidsplanen alltid ska hållas uppdaterad?
- Varför finns det så många Kajsa och Stig?
