Värdet av att vara snabb
Av: Anders Eklund
Beslut om att starta projekt utgår i bästa fall ifrån en beräkning som utlovar någon form av nytta, ibland uttryckt i ekonomiska termer. En viktig faktor i de finansiella kalkylerna för projekt är tid. Hur snabb man är avgör hur mycket pengar man kan tjäna eller spara. Nästan alla projekt skulle leverera mycket mer nytta om de genomfördes snabbt. Men väldigt få organisationer fokuserar på snabbhet.
Beräknar man NPV (nettonuvärde) eller Cost of Delay för alternativa genomförandetider för ett projekt så blir det tydligt hur dyrt det är att vara långsam. Båda metoderna har samma brister som alla andra beräkningar som förutsäger framtiden, men de ger ett mått på det ekonomiska värdet av tid.
Hur kommer det sig då att så många projekt drivs i organisationer som är optimerade för att vara resurseffektiva i stället för tidseffektiva? Varför får så sällan kostnaden för långsamma projekt styra prioriteringarna? Varför exponerar man sig i onödan för risken med oförutsägbara händelser som man dessutom inte kan kontrollera? Varför jobbar vi så lite med att skydda eller utveckla värdet av projekten när de väl har startats?
Svaren tror jag är ganska triviala. Det kan vara slentrian eller att många linjechefer mäts på effektivitet i form av sysselsättningsgrad hos medarbetarna. Underbemannade matrisorganisationer är en annan förklaring. Matrisorganisationer i sig förstärker nog tyvärr drivkrafter som gynnar resursoptimering. Men framför allt tror jag att det handlar om det rådande styrningsparadigmet. Det som säger att det viktigaste är optimering av resurser i alla sammanhang, alltså att minimera kostnader och planera för maximal beläggning av medarbetarnas tillgängliga tid.
Om man vill bli snabbare så finns det några grundläggande åtgärder i portföljstyrningen som kommer att bidra. Här kommer 3 tips:
1. Se till att projekten levererar nytta tidigt och ofta
Det här börjar bli en självklarhet. Säkerställ att varje projekt gör många användbara delleveranser – använd agil metodik.
2. Koncentrera organisationens insatser till färre projekt
Det här ser till att projekten kan genomföras på kortare tid. Ta bort det som hindrar projektgrupperna från att koncentrera sina arbetsinsatser i stället för att växla mellan många aktiviteter. Det här kräver prioritering på riktigt, det vill säga att helt avstå från vissa satsningar nu eller i framtiden. På det sättet minskar risken att ni driver för många initiativ samtidigt och därmed förstör flödet.
3. Skydda flödet av leveranser och överbelasta inte systemet
Alla flöden saktar ned exponentiellt vid ett kapacitetsutnyttjande över 80 %. Det är väl belagt genom köteori och alla som kör bil i en storstad vet att det stämmer. Det är bevisat att organisationer som förbjuder allokering av mer än 80 % av medarbetarnas tid uppnår en högre leveranstakt och mer förutsägbara leveranser. De återstående 20 % av arbetstiden kommer inte att slösas bort. Den kommer att användas där den behövs, för att hålla takten i flödet. Om organisationen är resursbegränsad så är skydd av flödet en nödvändighet.
Jag tycker det finns starka skäl att fokusera mer på att öka och skydda genomflödet av projekt. Det ökar i sig värdet av portföljen. Kombinera det med en modell för att välja de projekt som, givet att det finns begränsat med resurser, skapar störst värde. Då går det att få avsevärt bättre avkastning på investeringar i projekt.
För att uppnå det här behövs en systematisk och transparent modell för att prioritera. En policy som beskriver hur flödet ska skyddas och verktyg för att visualisera och balansera flödet (exempelvis Kanban för portföljen). Du behöver också jobba med ständiga förbättringar av flödet. Att välja rätt projekt är viktigt, men minst lika viktigt är att flödesoptimera portföljen.
Så, om det är viktigt för ditt företag med ett ökat portföljvärde med större förutsägbarhet och lägre risknivå, då har du mycket att vinna på att flödesoptimera!
