Vågar du stoppa dina olönsamma projekt?
EPM/portföljhantering ger bättre beslutsunderlag
I en komplex värld av idag körs flera parallella projekt, ofta över bolagsgränser och med geografiskt spridda resurser. Detta ställer stora krav på planering, styrning, uppföljning och prioritering. Vilka är då de största utmaningarna?
Man saknar ofta en enhetlig, tillförlitlig och övergripande bild av nuläget. Samtidigt är det också svårt att snabbt få uppdaterade planer för framtiden. Utan bra underlag tas felaktiga verksamhetskritiska beslut – eller inga alls. Vilka projekt skall påbörjas? Vilka ska upp- eller nedprioriteras? Vilka måste avslutas? Istället baseras besluten på känsla, bristfälliga faktaunderlag eller genom att lyssna på den som skriker högst.
Lösningen består ofta av en samordning av projektportföljen och all resursallokering – det som brukar kallas för Enterprise Project Management, eller kort och gott EPM.
Stegvis implementation är vägen framåt
Vid införande av EPM kommer både processer och personer inom en stor del av företaget att påverkas på ett påtagligt sätt. Att täcka alla behov som olika funktionsområden och roller har kräver stor kunskap och en inte obetydlig arbetsinsats. Man måste därför väga riskerna med att EPM-införandet kräver för omfattande förändringar på en gång mot vikten av att snabbt få till samordningsvinster och de efterfrågade kvalitativa beslutsunderlagen. En av riskerna är ju att förändringen förlamar det operativa arbetet, såsom det ofta gör när verksamhetsövergripande förändringar skall genomföras. Resultatet bli då att man hamnar i en situation där EPM blir synonymt med överdrivet IT-fokuserad administration och att acceptansen på alla nivåer i organisationen blir låg. Man orkar då inte fullfölja. Det kan bli lite upp som en sol och ned som en pannkaka. Vad kan man då göra?
Om man är medveten om utmaningarna och även hanterar och prioriterar förändringsarbetet och människorna i organisationen ökar sannolikheten att nå målet Enterprise Project Management. En lösning kan vara att fundera på om man kan tillåta sig att börja smått och sedan långsamt växa in i EPM. Det är ibland som ordspråket säger bättre att lära sig krypa innan man skall gå. Ett första ofta mycket effektivt steg kan vara att börja med en samordning av resursallokeringen för att därefter fortsätta med andra viktiga delar på vägen mot EPM.
Genom att säkerställa ledningens aktiva stöd och deltagande, sätta upp rimliga etappmål, goda förberedelser, noggrann upphandling av IT-system och stegvis implementation kan man genom EPM få stöd för de nödvändiga taktiska och strategiska beslut som måste fattas i en modern projektorganisation av idag.
Har din organisation råd att driva onödiga projekt?
John Ahlberg
