Uthållig krishantering

Just nu börjar många organisationer att gå upp i stabsläge, med dygnet runt beredskap för att snabbt kunna agera och fatta beslut. Många, som till exempel inom Hälso- och sjukvård, polis och räddningstjänst har stor vana att jobba under dessa förutsättningar, men säkert är det många som saknar erfarenhet av stabsläge under en utdragen kris.

Jag har under många år haft förmånen att få tjänstgöra tillsammans med några av Sveriges bästa stabsofficerare. Under flera år hade jag också möjligheten att följa flera av de team som varje dag, år efter år, operativt leder och övervakar de svenska kärnkraftverken. De är under konstant stabsläge, som de med hjälp av ett utmärkt ledarskap och väl inövade rutiner och processer klarar av att hantera. Jag hoppas kunna dela några av dessa lärdomar till de som nu kämpar för att hitta arbetssätt och rutiner under helt nya förutsättningar.

Tips för uthållig krishantering

Skapa uthållighet – ett vanligt misstag är att man i början av en kris tidigt bränner resurser, genom att alla som berörs av stabsläget går för högvarv. För att undvika detta, så rekommenderar jag att ni skapar ledningslag med treskift i staben. Börja logga när ingående stabsmedlemmar ätit och sovit. Säkerställ att de hinner ha kontakt med egna anhöriga, för att minska underliggande stress. Utse en ansvarig Stabschef, som har i uppgift att planera och ansvara för stabens långsiktiga uthållighet och effektivitet.

Mandat – säkerställ att staben har ett tydligt mandat att agera och fatta beslut inom. Sortera ut vilka typer av beslut som kräver eskalering till högre beslutsfattare. Men alla beslut kan inte kräva eskalering, för det kommer garanterat leda till en handlingsförlamad stab och utbrända beslutsfattare.

Ledarskap – rädsla att göra fel är en stabs största fiende vid kriser och mod att agera dess bästa vän. Ledarskapet måste uppmuntra initiativ och handlingskraft. Utvärdera och lär, men döm inte beslut som är fattade under tidspress och med osäkert beslutsunderlag.

Gemensam situationsförståelse – vid kriser med stort informationsflöde och mycket rykten är det extremt viktigt att staben kan bibehålla lugnet och skilja mellan vad som är fakta och vad som är osäkert.
Skapa rutiner för informationsdelning inom staben
• Gemensamt situation-room, där läget visualiseras digitalt eller analogt
• Korta stabssammanfattningar med ledningslaget, en gång i timmen eller oftare om läget kräver detta
• Stabssamling en gång om dagen, för att planera och fördela arbetsuppgifter inför kommande dygn
• Bestäm vilka kanaler (telefon, mejl, skype/teams etc) som staben primärt ska jobba genom. Fastställ reservalternativ om de primära kanalerna blir överbelastade.
• Dela uppgifterna mellan operativt ansvarig, ansvariga för att bevaka omvärlden och eventuella specialistansvariga.

Text: Magnus Björkdahl