Transparens mot styrgruppen
Jag är den första att hålla med om att transparens mot styrgruppen och resten av organisationen är en av de viktigaste grundbultarna för god projektledning. Transparens minimerar friktion och tidsödande ryktesspridning och okunskap. Men vad innebär det att vara transparent mot styrgruppen eller skapa transparens in i projektet?
Ofta ser jag statusrapporter som är alldeles för omfattande och detaljerade (se även mitt inlägg Häll inte information på styrgruppen). Det skapar absolut ingen transparens utan förblindar snarare styrgruppen enligt principen att man inte ser skogen för alla träd. Alltför omfattande statusrapporter förmedlar också lätt en känsla av en projektledare som inte vågar ta ansvar utan bara vill hålla ryggen fri.
Äkta transparens tror jag uppkommer när:
- Det finns en ärligt menad avsikt hos projektledaren att ge hela styrgruppen maximal förståelse för projektets nuläge och förutsättningar framåt, utan vare sig skön- eller svartmålning.
- Projektledaren har modet, och självklart också kunskapen och erfarenheten, att sålla hårt i informationen och våga lyfta fram de absolut viktigaste punkterna. Den erfarna projektledaren vet att styrgruppsledamöter med begränsad tid då med störst sannolikhet kommer hinna ta till sig informationen för att kunna fatta bra beslut.
- Projektets planering i stort är överskådlig, lättillgänglig och enkel att hitta i. Den styrgruppsledamot som vill gräva vidare i en viss fråga kan då enkelt göra det, vilket skapar en bra känsla av insyn och ökar förtroendet för projektledaren.
Många projektledare som idag jobbar i stora projektdrivna organisationer kanske vill invända att ”ja men mallen för statusrapporterna innehåller ju så många obligatoriska detaljer” och det stämmer ju ofta. Men det hindrar inte att man inleder sin statusrapport med en mycket kort sammanfattning med de allra viktigaste punkterna, utan att överdriva åt något håll. Standardrapporten kan man ju ha som bilaga och referensmaterial.
Den som dessutom förmår att förmedla komplexa samband genom enkla bilder har verkligen lagt grunden för en bra dialog med styrgruppen.
