Top-down eller bottom-up?
Under många år har jag sett organisationer misslyckas med att skapa kontroll på sin projektportfölj genom att införa olika slags verktyg där man matar in diverse detaljerad data om varje projekt: business case, budget, tidsplan, resursplanering, ekonomisk uppföljning, EVM-tal, risker osv. Vid införandet var inte minst ledningen förväntansfull – nu skulle man få fram de fina bubbeldiagram som säljarna av verktyget hade utlovat.
Varför misslyckades det då? I många fall var det helt enkelt verktyget som synliggjorde vad som egentligen redan borde ha varit uppenbart: de flesta projekten saknade uppdaterade och relevanta business case, budget, … och inget verktyg i världen skapar i sig den kultur, projektmognad och beteende som behövs för effektiv portföljhantering.
Den här typen av implementation – samla ihop alla detaljer för att fatta bra övergripande beslut – brukar kallas för en bottom-up-implementation.
Senaste fyra-fem åren har det i stället blivit mycket populärt att välja så kallade top-down-implementationer, där man ges möjlighet att direkt gå in och göra prioriteringar mellan projekt, optimering mot strategiska mål och simuleringar av olika beslut – utan att först samla in alla detaljer. Microsofts köp av UMT (Office Portfolio Server) och IBMs köp av FocalPoint är bra exempel på denna trend.
Inte heller top-down-verktygen ger någon automatisk framgång efter implementation, så vad ska man då välja?
Som så ofta handlar det om att börja i rätt ände:
- Vilka verksamhetsmål har man med sin portföljhantering? Vilka effektmål finns?
- Vilket arbetssätt behövs och vilken projektmognad har vi idag?
- När vi bestämt oss för organisation och ansvarsområden, arbetssätt med mera – har vi en ledning som aktivt följer upp arbetet och därigenom successivt förändrar beteendet i organisationen? En ny process eller ett nytt verktyg går fort att formellt besluta om, men förändrade beteenden kräver tid och uthållighet.
- Inför mer effektiva verktyg som stödjer det förändrade beteendet och effektiviserar arbetet.
Det är inte så konstigt om steg 4 inte ger de resultat man förväntat sig om steg 1-3 hoppas över.
