Säkra effekthemtagningen – ett nyårslöfte värt att hålla

Av: Berit Joa

Låt inte nyårslöftet rinna ut i sanden – låt det här bli året då din verksamhet på ett strukturerat sätt börjar hämta hem effekter. För att hjälpa er på traven kommer här tre viktiga steg för framgångsrik effekthemtagning.

Börja alltid med varför
Att börja med ett vad i förändringsarbete är inte helt ovanligt. Däremot är det väldigt riskabelt eftersom det lämnar projektet helt utan styrande mening och mål. Ett nytt systemstöd eller en ny produkt kanske är fullgoda projektmål, men det säger inget om vilken effekt vi egentligen vill uppnå. Effekten kanske handlar om att verksamheten under en treårsperiod skall spara 10 miljoner kronor eller 10 000 mantimmar. Otydlighet kring effekterna riskerar att ge felaktiga prioriteringar både i det specifika projektet och i den övergripande projektportföljen.

För att möjliggöra medvetna beslut om förändringen behöver frågan varför ställas redan tidigt i förändringsresan. Varför vill vi göra en förändring? Vilken nytta vill vi uppnå? Kopplar förändringen till de strategiska målen? Ligger den rätt i tiden? Tydliga och mätbara effektmål är nödvändiga för att ge projektet styrning och förutsättningar för god kommunikation, men också för att se till att hemtagningen av effekterna faktiskt blir av. Verksamheter som jobbar framgångsrikt med effekthemtagning gör det enligt en tydlig process och på löpande basis.

Låt dig gärna inspireras av Simon Sinek, författare och föreläsare inom ledarskap, när han talar om vikten av varför.

Förstå förändringsförmågan i verksamheten
Att införa en förändring innebär inte alltid att förändringen håller i sig. Tvärtom misslyckas många större förändringsinitiativ. De flesta människor är inte early adopters som direkt anammar förändring. Neurovetenskapen visar att förändring i sig ses som ett hot av våra hjärnor. Det gör att många människor styrs av sina känslor och därför undviker eller aktivt motarbetar förändring. Där kommer åter vikten av varför in. Alla måste få en chans att förstå och använda den logiska delen av hjärnan istället för att styras av känslor.

Att utforska förändringsförmågan i sin organisation och hos sig själv är enormt lärorikt. Kunskapen om varför organisationer och individer reagerar som de gör vid förändringar kan användas till att anpassa sin ledarstil och stärka den totala förändringsförmågan i verksamheten. Ett mycket bra verktyg för att åstadkomma det här är CQ – Change Intelligence. Den som först introducerade begreppet CQ är Barbara Trautlein som är ett stort namn inom förändringsledning. Barbaras bok om CQ innehåller många exempel och handfasta tips för ledare av förändringar och det är väl investerad tid att läsa den (vill du veta mer om boken kan du läsa min recension av den här). Barbara Trautlein är också en otroligt skicklig föreläsare och kommer till Projektnäring i Stockholm våren 2016.

Hämta hem effekterna
Verksamheter som har lagt mycket arbete på varför tidigt i förändringsresan har goda förutsättningar att lyckas med effekthemtagning. En del i det tidiga arbetet inkluderar framtagandet av en effekthemtagningsplan. I den finns beskrivet vilka de olika effekterna är, hur de skall mätas, när de skall mätas och vem som är ansvarig. En annan framgångsfaktor är löpande uppföljning. Effekthemtagningsplanen behöver följas upp och hållas uppdaterad, inte bara under projektet, men också efter att projektet har stängt. Vissa effekter kanske skall hämtas hem långt efter att projektet är avslutat och projektledaren har gått hem. Linjeroller försvinner och sponsorer byts ut och utan löpande uppföljning är risken stor att effekthemtagningen faller mellan stolar eller uteblir helt.

Det är lockande att fokusera på nya spännande initiativ istället för att ”damma av” gamla hemtagningsplaner och följa upp något som man kanske inte ens var initiativtagare till själv. Om allting verkar lugnt och bra, är det då verkligen nödvändigt med effekthemtagningen? Utan tvekan ja! Utan effekthemtagning vet vi faktiskt inte om investeringen gett önskad avkastning eller om business caset var ett luftslott. I hemtagningen finns värdefulla erfarenheter och förbättringsmöjligheter inför kommande satsningar.

Ansvaret för själva hemtagningen ligger alltid hos den ansvarige i verksamheten som fastställs i effekthemtagningsplanen. Ansvaret för att följa upp effekthemtagningar ligger ofta på en controlleravdelning eller projektkontor som administrerar projektportföljen. I vissa organisationer finns dedikerade roller som effektcoacher eller effektcontrollers som aktivt stöttar verksamheten med varför, från identifiering till uppföljning och slutlig hemtagning.

Är du redo för det första steget mot en strukturerad effekthemtagning?