Resurshantering & resursplanering – mina 5 tips

Inte nog med att projekten ska samsas om resurserna. Många resurser har också sina ordinarie arbetsuppgifter att hantera parallellt. Ofta är det svårt att veta i förväg vilka projekt som kommer köras – de ploppar upp när de ploppar upp. Om projekten är komplexa blir det ännu svårare att försöka avgöra resursbehovet. Här kommer några tips på hur du blir bättre på resurshantering. Det finns ingen rangordning i tipsen.

1. Avgör om resurser verkligen är en begränsande faktor

Är det svårt att tillsätta resurser på grund av kostnadsskäl och/eller specifika kompetenskrav? Då är resurserna förstås en begränsande faktor. Men om både verksamheten och projekten mår bra av att fler resurser tillförs, och de långsiktiga intäkterna är högre än kostnaderna, så är resurser troligen inte en begränsande faktor. Det handlar om att ha lite framförhållning och eventuellt koll på cashflow.

2. Vad behövs resurserna till?

Resurserna behövs till pågående projekt och linjeverksamheten men även till kommande projekt och oförutsedda händelser/projekt. Tänk på det;). Våga estimera och resursbedöma kommande projekt tidigt. Då får du koll på vilken kapacitet du borde ha i framtiden och vilka projekt du kommer kunna driva samtidigt. Självklart ska det framtida resursbehovet också vara en del av budgetprocessen.

3. Planera på “kompetensnivå”

Planera gärna på kompetensnivå snarare än på individnivå för att få en bild av resursbehovet. Ska ett stort projekt hålla på länge? Då kan det vara svårt att veta på individnivå vilka som kan delta i projektet på längre sikt. Fokusera istället på vilka kompetenser som måste tillgodoses, oavsett om det är interna eller externa resurser. Vissa nyckelpersoner kan dock tidigt behöva planeras in på individnivå.

4. Agilt eller inte – ingen skillnad

Oavsett om man driver projekten agilt eller inte så behöver de givetvis resurser. Teamet mår bra av att man vet vilka resurser man har under en given period för att kunna säkra vad som kan levereras inom kommande sprintar. Har du svårt att estimera resursbehovet? Tilldela projektet ett passande team över tid och se till att resurserna nyttjas så optimalt som möjligt.

5. Gör ett antagande

Det stora problemet med resurshantering är för många att man inte vet var man ska börja och att det ändå inte kommer stämma i slutändan. Men man måste börja någonstans för att undvika ”Hela havet stormar”. Försök göra ett antagande om oförutsedda händelser och projekt. Hur mycket brukar dyka upp och hur mycket resurser brukar krävas?

Text: Peter Gebhardt