Projektledaren som får med alla på tåget
Richard Colling är konsult på Moment och har i 2 år projektlett framtagandet av Stockholms 46 nya pendeltåg som gör entré 2017. Jag träffade Richard för att diskutera utmaningar, framgångsfaktorer, lärdomar och tips till andra projektledare för stora och komplexa projekt.
Berätta lite om ditt projekt och din roll?
– Mitt projekt är en del av infrastrukturprogrammet Program Pendeltåg hos Stockholms Läns Landsting. Jag har varit projektledare för de nya pendeltågen i två år. Tågen är av modell X60 och version X60B och beställs av Stockholms Läns Landsting för SL:s räkning. Det långsiktiga målet är att kunna möta Stockholms kraftigt ökande befolkning genom fler och modernare tåg. Tågen ska börja användas i samband med invigningen av Citybanan 2017.
Vilka är de största utmaningarna i projektet?
– Att synka vårt arbete med Citybanan, ett annat stort infrastrukturprojekt, är förstås en utmaning. Citybanan är en pendeltågstunnel genom centrala Stockholm som byggs av Trafikverket i nära samarbete med Stockholms stad, Stockholms läns landsting och Trafikförvaltningen. Det är viktigt att i god anda få till samarbete med leverantörer, operatörer och kunder. Det är många aktörer inblandade och det uppstår ofta kontraktssituationer. När man arbetar med ett projekt av den här digniteten och som dessutom finansieras av skattepengar och via politiska beslut gäller det att ha total transparens och full spårbarhet.
Har ni även stött på tekniska utmaningar?
– Ja, dels är det ju många tekniska frågor som har med tågen att göra men sen finns det också stora krav på säkerhet, dokumentation och utbildning. Men som alltid är det inte tekniken i projekt som är den stora utmaningen, det är kommunikationen. I det här projektet talas det flera olika språk och de geografiska avstånden mellan de olika aktörerna behöver man också ta hänsyn till.
Finns det några framgångsfaktorer?
– En otroligt viktig sak är att jag har fått bestämma över vilka jag tar med i mitt team. Jag har handplockat ödmjuka, skickliga och framförallt väldigt olika människor. Det är ett kreativt och målmedvetet team som trivs ihop och firar mycket. Med de förutsättningarna blir allting så mycket enklare.
– Vi har också gjort så att projektmedlemmarna bara får jobba dagtid. Övertid godkänns bara skriftligen. Det här är ett långsiktigt projekt där vi vill ha låg personalomsättning och slippa dolda arbetsmassor. Vi tar hellre in fler personer om det skulle behövas än att folk bränner ut sig. Som i alla projekt finns det förstås mer intensiva perioder och självklart måste vi hålla deadlines. Men då har vi helt enkelt kompenserat för tuffa veckor senare. Min erfarenhet är att många organisationer annars inte kompenserar särskilt mycket för ökad belastning.
Vad har du lärt dig genom att leda det här projektet?
– Jag har blivit bättre på att inte detaljstyra utan istället ställa rätt frågor. Alla projektledare vet att man måste ge mandat till sina medarbetare att lösa uppgifterna på egen hand, men det är en konst.
– Jag har nog också blivit ännu mer säker på att man måste våga byta arbetssätt tidigt. Vi insåg att vi måste tänka mer agilt och dela upp leveranserna om vi skulle lyckas nå alla deadlines. Till exempel har dokumentationen varit en utmaning, både på grund av mängden och komplexiteten. Det gäller att undvika stuprör och se till att de som berörs av samma frågor har forum att mötas i.
Kan du ge några tips till andra projektledare?
– Det första är att våga välja sitt team. Ställ krav på vilka resurser du får in! Lägg sen tid på nytänkande teambuilding. Vi gick bland annat en konstkurs (Vedic Art) som blev en kreativ höjdpunkt som gav massor av energi!
– Sen är det viktigt att ha modet att gå in i till exempel underleverantörers organisationer och lyfta på locket. Försök förstå vad som stoppar upp men var ödmjuk och ha respekt för deras arbetssätt samtidigt som du föreslår nya sätt att komma framåt. Känner man på sig att något är fel måste man som projektledare agera och ställa frågor. Man måste också fortsätta fråga tills man får svar.
– När du har förstått ett problem, se då till att alla andra också har samma bild. Det upptäcks ofta väldigt sent att de inblandade parterna pratar om olika lösningar för att de helt enkelt inte har samma syn på vad grundproblemet är. Det är som att det är underförstått vad problemet är. Dessutom är det ju roligare att vara lösningsorienterad än att älta problem. Men det är projektledarens ansvar att se till att det här avgörande misstaget inte görs.
Hur ser du till att alla har samma bild av problemet då?
– Jag nöjer mig inte förrän alla inblandade fysiskt sitter vid samma bord. Då formulerar jag problemet och går tillbaka till grunden. Det är en fantastisk känsla när alla börjar samarbeta och lyssna på varandra istället för att snabbspola sig fram till lösningar till höger och vänster. Då dröjer det oftast inte så länge innan vi har den där geniala lösningen på plats.
