”Ni kan inte lära oss driva projekt!”

Karin von Knorring förbättrar projektverksamheter både inom näringslivet och den offentliga sektorn. Tidigare var hon projektkontorschef på Pensionsmyndigheten. Hon får ofta frågor om hur stora skillnaderna egentligen är mellan att driva projekt på myndigheter och på företag. Här svarar hon på några av dem.

Karin, hur stor är skillnaden egentligen i hur myndigheter och företag driver projekt?
– Jag har mer och mer insett att utmaningarna är snarlika. Självklart är offentliga verksamheter mer styrda i vad man ska göra och inte får göra. Men enskilda företags behov och förutsättningar är inte alltid så speciella som de själva tror. Jag har jobbat både i den offentliga och privata världen och jag ser stora likheter. Trots att man levererar under så olika förutsättningar har projekten ändå nästan exakt samma utmaningar. Det som skiljer är orden man använder och målen man ska nå.

Finns det fler olikheter?
– Den viktiga effekthemtagningen och nyttorealiseringen är ofta en mer naturlig del i offentlig verksamhet, medan företag ofta är skickligare på kundfokus. Behovet att locka till sig kunder och hinna före konkurrenter kan göra att företag kommer igång snabbare med projekt. Men det kan också göra att vissa satsningar inte har lika starka business case och att man inte ”hinner med” effektuppföljningen.

Vem har mest att lära sig av ”den andra sidan” då, myndigheter eller företag?
– Det finns en slags myt om att ”myndigheter inte kan lära oss i företagsvärlden något om hur man driver projekt”. Samma tänk fast tvärtom tycker jag mig ha sett i offentlig sektor. Men jag ser också att gränserna suddas ut och det är väldigt positivt. Många myndigheter har börjat tänka mer som företag när det gäller kundfokus. De pratar om kunder istället för medborgare eller skattebetalare. Bara genom att prata så får man en helt annan kultur som smittar av sig på hur man driver projekt. En myndighet som ser som sin största uppgift att skapa förtroende hos kunderna kan driva lika effektiva och värdeskapande projekt som när drivkraften är ökade vinster och marknadsandelar.

– Jag har också varit med om att större företag vänt sig till myndighetsvärlden för att ta del av hur man jobbar med projektens effektuppföljning och nyttorealisering och hur man sätter upp en strategisk projektportfölj kopplad till verksamhetsplaneringen.

Varför tror du så många tänker att näringslivet ligger före på projektsidan då?
– En orsak kan vara föreställningen om offentlig verksamhet som trögrörlig och byråkratisk. För mig handlar det snarare om att stora organisationer kräver mer struktur och regelverk, något man ser både inom stora koncerner och stora offentliga organisationer. Men strukturer och regelverk är inget som automatiskt hindrar snabbhet och hög leveransförmåga i projekt.

– Jag tror också att myndigheter är mer försiktiga med att slå på stora trumman när ett projekt blivit riktigt lyckat. När myndigheter misslyckas med projekt är allmänintresset stort – det påverkar många och finansieras av våra skattepengar. Men det finns förstås katastrofprojekt i näringslivet också, kanske fler än man tror. Skillnaden är att det inte finns någon offentlighets-princip där och man går inte ut med ett misslyckande om man inte måste. Storbankerna har en speciell situation ur det perspektivet. De är visserligen oftast privata men för många människor är det ”våra” pengar det handlar om när något går snett. Då ökar också medieintresset och bevakningen.

Tror du att lärandet mellan myndigheter och företag kommer öka framöver?
– Det tror jag absolut! Jag ser det redan och har själv varit med i kontakter mellan myndigheter och företag. Men jag tror också det finns både okunskap och en del prestige – även om andra gör en sak bättre vill man inte gå samma väg. Släpper man på den prestigen finns det massor av nya infallsvinklar och lärande exempel att hämta mellan myndigheter och företag. För det spelar ingen roll om det är bolagsstyrelsen eller regeringen som är uppdragsgivare.