Minska projektportföljteorin – skapa affärsnytta!
Peter Gebhardt är konsult på Moment och har många års erfarenhet av projektportföljer och projektportföljstyrning. Han har bland annat varit med i Microsofts Advisory Council för Enterprise Project Management. Han hjälper kunderna med bland annat projektportföljer, portföljstyrning och verktygsimplementation. Här delar han med sig av 5 viktiga och användbara tips till dig som vill lyckas med din projektportfölj.
Håll projektportföljen enkel
– Livet ska vara enklare med projektportföljen, inte tvärtom. Enkelhet är A och O, så tänk nytta framför avancerade teorier. Tänk också på att projektportföljhantering alltid är ett operativt verktyg, inte en strategi. Visst behöver man en del processer och mallar för att kunna blicka framåt, men det gäller att hålla dem så okomplicerade som möjligt. Se till att portföljhanteringen ger mer tid åt verksamheten, inte tvärtom.
Blicka framåt kring behov och kapacitet
– Projektportföljens huvuduppgift är inte bara är att skapa översikt, utan framför allt att skapa genomförbarhet. De som får maximal utväxling av sin projektportfölj är de som i god tid ser till att de har rätt mängd resurser. De analyserar helt enkelt vilken kapacitet de tror att de kommer kunna ha till sina planerade initiativ. Portföljen stannar tyvärr ofta vid en översikt – en inventering av vad som pågår just nu. Men en portfölj ska inte bara vara en lista med projekt, det krävs mer substans än så.
Strategi är enkelt, exekvering är svårt
– Portföljhantering har länge handlat om att välja de projekt som bäst uppfyller företagets strategier. För de flesta organisationerna är ju det egentligen inte särskilt svårt. Det är ju själva genomförandet av den strategi man väljer som är det svåra. Det gäller att snabbt kunna starta sina projekt i rätt ordning och kunna visualisera eventuella konsekvenser.
Kom ihåg linjen!
– Ta ett helhetsgrepp kring planering, både för projekt- och linjeverksamheten. Håller man på med portföljer måste man prata om linjen – det är ju ofta linjen som bidrar med resurserna. Det måste vara en och samma portfölj för båda verksamheterna eftersom det ofta finns en resurskonflikt.
Bibehåll en sund affär
– Vi säger att ett bolag vill ta sig in på en ny marknad. Då krävs det resurser och att man fortsätter ha ett cash flow och en sund verksamhet under tiden. Portföljbalansering handlar ytterst om att få balans mellan intäkter och kostnader här och nu samt långsiktighet i sin verksamhet. Det behövs ofta fler ekonomer involverade i portföljarbetet – projektportfölj och budget hänger ju väldigt tätt ihop.
[gravityform id=”1″ title=”true” description=”true”]
