Mellan tummen och pekfingret
Sponsorn/styrgruppen: ”Hur mycket kommer projektet att kosta?”
Projektledaren: ”Det är väldigt svårt att säga. Det är ju ingen som gjort något liknande tidigare och vi ska också testa en del nya tekniska lösningar under förstudien och se vilka konsekvenser dessa får. Vi behöver också göra en marknadsundersökning under förstudien för att se om det är rimligt att förvänta sig att vi kommer hinna före våra konkurrenter. Först efter förstudien kommer vi ha en någotsånär stabil kostnad att presentera.”
Sponsorn/styrgruppen: ”Ja, men mellan tummen och pekfingret?”
Projektledaren: ”Men förstår ni inte? Om jag höftar till med en siffra kommer den dyka upp på olika ställen i skriftlig form och sen tas för en sanning. Den som ser siffran kommer kanske inte ens förstå att förstudien inte ens var genomförd. Vi vet verkligen inte än vad projektet kommer kosta.”
Sponsorn/styrgruppen: ”Pratar vi 100 000 kr, 1 MSEK eller 50 MSEK?”
Projektledaren: ”Jag vet ju inte! Kanske 15-20 MSEK.”
20 månader senare levererar projektet den slutliga produkten, som mycket riktigt hinner lanseras före den ledande konkurrentens motsvarande produkt. Man tvingades dock ompröva en del tekniska lösningar under förstudien och dessutom designa om produkten något för att positionera den bättre mot konkurrenterna. Efter förstudien hade projektet en budget på totalt 26 MSEK och vid leverans hade man förbrukat 27,2 MSEK.
När projektutvärderingen tagits fram är det många som reagerar på att projektet anses ha levererat en bra produkt i rätt tid och med 4,6 % överdrag i kostnader. ”Vadå 4,6 %? Den skulle ju kosta 15-20 MSEK. Vi pratar om ett överdrag på någonstans 36-81 %. Man kan tydligen förvanska siffror hursomhelst!”
Jag har själv sett såna här diskussioner på nära håll ett flertal gånger. Precis som det finns projektledare som saknar tillräcklig erfarenhet och energinivå för att leverera när det faktiskt finns förutsättningar för det, finns det också beställare som saknar insikt i vad projektarbete ingår.
Sen finns det förstås många projektledare och beställare som klarar sina roller alldeles utmärkt!
Är det någon som känner igen sig och hur hanteras tidiga budgetskattningar i er organisation?
