Lönar det sig att skaffa en resurs till?

Mot slutet av projekt, eller inför viktiga milstolpar, frågar man sig ofta om det hjälper eller stjälper att stoppa in ytterligare en resurs. En resurs till medför fler producerade timmar och därför i någon mening högre produktionstakt. Samtidigt medför det ytterligare administration och framförallt inskolning i projektet – vilket kräver tid från högpresterande projektmedlemmar som borde fokusera på leveransen och inte på att få in nya personer i gruppen.

Frågeställningen är långt ifrån enkel och de flesta erfarna PL har nog trampat snett åt båda hållen. Antingen sitter man där och tänker jaha, det stämmer verkligen: ju fler kockar desto sämre soppa. Eller så tänker man “tänk om vi bara hade tagit in två till för några veckor sen … det hade varit jobbigt men nu hade det varit i full gång inför leveransen och kunnat täcka upp för Kalle som blev sjuk”. Och när man ska ta beslutet känns det lite som att springandes leda en cykel när man blir jagad av ett odjur – stannar man för att hoppa upp blir man ifattsprungen och gör man det inte orkar man inte i längden …

Det finns t o m nyckeltal som har sin bakgrund i denna problematik: maxantalet resurser i ett projekt får inte vara mer än dubbelt så stort som genomsnittet över projekttiden. Jag vet inte om nyckeltalet är rimligt, men det visar på frågans vikt.

Förutom att konstatera att fingertoppskänslan och erfarenheten är viktig när det gäller bemanningen av ett projekt skulle jag vilja slå ett slag för att hålla den gammaldags hederliga projektplanen uppdaterad. Om man nu beslutar sig för att ta in ytterligare en resurs i ett pressat läge i ett projekt är det guld värt att som ett led i introduktionen kunna sticka projektplanen i handen på dem. De kan då utan att ta tid från andra i projektet läsa in sig på mål och syfte, organisation och roller, leveranser, mottagare, mötes- och tidsplaner, utvecklingsprocess och dokumentation, granskningsplan, ändringshantering, kvalitetssäkring, risker och ekonomi – och till och med så grundläggande saker som var olika dokument kan hittas.

Dessutom är en sån (uppdaterad) projektplan inte så dum att ha den gången en projektledare plötsligt försvinner från ett projekt, t ex vid en större olycka eller sjukdom …