Hur lång tid har ditt projektkontor på sig?

Av: Jonas Ekberg

Är du ny PMO-chef i organisationen? Grattis, du har nu världens chans att själv påverka hur viktigt projektkontoret blir för högsta ledningen! Det finns ingen färdig mall att använda oavsett om du ska starta upp ett nytt projektkontor eller utveckla ett befintligt – men det finns några saker du bara måste göra som PMO-chef!

Förutsättningarna för dig att kunna skapa ett framgångsrikt projektkontor kan variera kraftigt. Är projektkontoret helt nytt, vad har din företrädare gjort eller inte gjort, hur hög är projektmognaden och framförallt – hur starkt är stödet från högsta ledningen? Ser ledningen projektkontoret som ett sätt att slå konkurrenterna? Som PMO-chef behöver du snabbt förstå hur det ser ut i just din organisation.

Det första du måste göra som PMO-chef är givetvis att rita upp ett nuläge och en målbild. Ett riktigt framgångsrikt projektkontor förvaltar inte bara – det driver förändring. Finns det ingen uttalad roadmap för vad projektkontoret ska åstadkomma så är det upp till dig att visa hur den borde se ut.

Men även om du har en långsiktig plan får du inte glömma att tidigt leverera affärsnytta för att få ledningen med dig. Är projektkontoret helt nystartat kan det till exempel behövas en inventering av alla projekt som ger ledningen en grundläggande överblick. Du skulle också kunna utbilda sponsorer och beställare i effektivt styrgruppsarbete.

Men det behövs mer. Jag tror att du behöver ge din syn på projektportföljens innehåll och hur den hanteras och prioriteras. Den kanske inte ens finns med på ledningens agenda! Risken är att projekten visserligen körs på rätt sätt enligt bra metoder och processer – men att fel projekt körs.  Visa upp några olika scenarier där du visar hur portföljen skapar mer affärsnytta om ni satsar mer på vissa projekt och nedprioriterar eller lägger ner andra. Det handlar helt enkelt om att visa hur du kan hjälpa organisationen att snabbare exekvera sina viktigaste strategier. Lyckas du visualisera affärsnyttan kommer projektkontoret snabbt stiga i rang.

Tyvärr läggs ibland projektkontor ner för att de inte lyckas bevisa hur mycket affärsnytta de skapar. Ibland läggs de ner för att de faktiskt inte skapar så mycket affärsnytta. Som PMO-chef kan du se till att projektkontoret istället blir ledningens bästa vän, men det är som sagt inte säkert att du har så lång tid på dig!

Hur har din start sett ut? Jag hoppas att mina tips hjälper dig på vägen!