Häll inte information på styrgruppen!
Alltför ofta ser jag projektledare som mer eller mindre häller ut information över sina styrgrupper.
Jag undrar vad det beror på. Man får nästan känslan av att projektledaren vill hålla ryggen fri och visa styrgruppen varenda detalj som finns i projektet för att det inte ska vara hans/hennes fel om något går snett. Styrgruppsrapporten blir då i princip en alltför detaljerad ögonblicksbild av alla planeringsdokument i stället för det kortfattade och lätt tillgängliga helikopterperspektiv med framlyfta beslutspunkter som det är tänkt att vara.
Etter värre blir det sedan om man på själva styrgruppsmötet saknar en tydlig agenda och i stället kastar sig över styrgruppsrapporten och börjar diskutera första bästa detalj som engagerar någon på mötet.
De projektledare som ser sin styrgrupp som ett värdefullt redskap och vågar sammanfatta och förenkla och ta ansvar för projektet kommer automatiskt att få väsentligt bättre styrgruppsmöten och stöd i sin projektledarroll.
Här är några tips:
- Våga ta ställning och säg att ”det här är de 3-4 viktigaste punkterna just nu”
- Se till att styrgruppsmötet fokuserar på de viktiga punkterna
- Skapa en känsla av transparens: låt styrgruppsdeltagarna se var all övrig dokumentation finns och hur den är strukturerad så de känner att du sovrat i informationen för deras skull, med respekt för deras tid och för att få effektiva styrgruppsmöten – inte för att dölja brister i planeringen
Enkla och överskådliga styrgruppsrapporter är ett underskattat verktyg i komplexa projekt!
