Ett nytt sätt att prata om projekt

/i , /av

Av: Erik Sjöberg

Många som jobbar med projekt är frustrerade över att ledningen inte engagerar sig tillräckligt. Ledningen är ju helt nödvändig för att säkerställa prioritering, fokus och att det finns tillräckligt med resurser. Håkan Olsson skrev till exempel nyligen en artikel på LinkedIn i ämnet.

Frustrationen är också stor i de organisationer där projektkontor läggs ner i besparingstider därför att de inte ansetts tillföra ett tillräckligt stort affärsvärde. Sker det dessutom i organisationer som har problem med snabbheten i sina projektleveranser blir det än värre.

Jag anser att vi behöver ett nytt sätt att prata om projekt – ett sätt som ledningen förstår. Kommunikation sker som bekant på mottagarens villkor. Om behoven är snabbhet, prioritering och leveransförmåga och vi projektproffs pratar om processer, mognadsnivåer, metoder och beslutspunkter når vi helt enkelt inte fram.

Vi måste inse att det inte är ”ledningen som måste förstå” utan vi som måste prata på ett annat sätt. Det här behöver genomsyra hela vår bransch. Vår egen intresseorganisation PMI är till exempel mycket bra på att ta fram omfångsrika standarder och mallar för precis allt – nu senast Resource Change Analysis Tracker.

Idag är vår kunskap om projektledning och portföljstyrning mer än tillräckligt bra – förutsatt att vi använder den i hela organisationen. Jag skulle vilja se projektbranschen, med PMI i spetsen, lägga mycket mer tid på att kommunicera enklare. En projektkontorschef vars verksamhet hotas av nedläggning behöver få sin ledningsgrupp att förstå att han/hon gör organisationen snabbare, och det kommer aldrig ske genom en Resource Change Analysis Tracker.

Vi behöver helt enkelt bli bättre på att göra det viktigaste först. Resultatet av våra ansträngningar är produkten av ledningens aktiva stöd och vår egen förmåga och kunskap. Är ledningens aktiva stöd nära noll blir självklart produkten nära noll, oavsett hur fina processer och verktyg vi använder.

Är du intresserad av att höra mer om det här ämnet kommer jag hålla ett föredrag på Passion for Projects i Uppsala tisdagen den 15 mars. Temat för föreläsningen är Vill ledningen ha snabbhet eller byråkrati? och den handlar om ett nytt sätt att prata om projekt.