Det enkla veckomailet
En av de svåraste – och viktigaste – uppgifter en chef har är att använda sin fingertoppskänsla för att avgöra vilka medarbetare som behöver handfast styrning och uppföljning, och vilka som kan släppas helt fria. För en projektledare är denna uppgift om möjligt ännu svårare och viktigare.
En person som inte är helt självgående (avseende allt från energinivå till kompetens) kan äventyra hela projektets leverans, särskilt om personen arbetar med aktiviteter på kritiska linjen. En kombination av nära handledning, styrning och uppföljning kan här vara helt avgörande för framgång.
Andra projektdeltagare som är mer självgående, ansvarstagande och erfarna har i stället behov av att själva få planera och genomföra de aktiviteter han eller hon ansvarar för. Just genom att släppas helt fria, och genom att projektledaren visar ett absolut förtroende, blommar sådana personer upp ännu mer, växer och presterar på topp.
De flesta projektdeltagare ligger förstås någonstans mellan dessa två ytterligheter.
De dagliga morgonmötena i Scrumprojekt ger projektledaren och Scrum Mastern goda möjligheter att bedöma varje persons erfarenhet, ansvarstagande och energinivå på ett bra sätt, liksom teamets förmåga att maximera de gemensamma insatserna.
Men alla använder inte agila metoder, sitter geografiskt tillsammans eller ens i samma tidszon.
Ett oerhört enkelt verktyg som jag själv brukar använda är att låta alla projektdeltagare varje vecka skicka ett mycket enkelt statusmail, med i princip följande rubriker:
- Det här har jag gjort den här veckan
- Det här ska jag göra nästa vecka
- Aktiviteter på projektets aktivitetslista jag ansvarar för och som kan bli försenade
- Frågor där jag behöver stöd från projektledaren
Det tar bara några minuter att skriva ner ett sånt här mail och det är fantastiskt hur snabbt och enkelt en erfaren projektledare ser vilka som behöver en tätare uppföljning och vilka som ska släppas fria för att båda ska utvecklas optimalt. Pröva får du se!
