Den första åtgärden
Vad är det första man gör när man som projektledare ska starta ett nytt projekt eller kanske ta över ett projekt från någon annan?
För min egen del har nog svaret på frågan förändrats lite över åren.
För 15 år sen hade jag sagt att det första jag skulle titta på var målet. Finns det en tydlig målformulering och är den underskriven av sponsorn/projektbeställaren? Går det att bryta ner målet med en bra kravspecifikation? Dvs, den första frågan blev “vad ska göras?”.
Nuförtiden, och särskilt för större projekt, känns det som en annan åtgärd blivit ännu viktigare: intressentanalysen.
Visst måste man allra först förstå verksamheten och vad som ska göras, men det brukar inte vara så svårt. Det viktiga, och ibland mycket svåra, är att förstå vilka som ser någon nytta med projektet och är beredda att aktivt stötta det, vilka som kommer förhålla sig mer passiva och vilka som kanske ser projektet som ett hot och därför öppet eller i det fördolda kommer att försöka motarbeta projektet.
Den här intressentanalysen måste göras med både beställare, styrgrupp, projektdeltagare, kund, slutanvändare och ibland även politiker och allmänhet. Det är förvånansvärt lätt att som projektledare utgå från att åtminstone alla i styrgruppen tycker att projektet är viktigt och måste lyckas. Jag har dock själv lett projekt där det efterhand visat sig att en av personerna i styrgruppen, som på alla möten öppet stöttade projektet, för att sedan på hemmaplan motarbeta det och sabotera eftersom hon inte önskade att det projekt som en rivaliserande affärsområdeschef startat skulle lyckas då det fanns en maktkamp i ledningsgruppen.
Som tur är kan man komma väldigt långt bara genom att prata med var och en av projektets intressenter, förklara projektets mål och syfte, diskutera missuppfattningar och farhågor. Härigenom kan man ofta säkerställa att en majoritet av intressenterna får en positiv bild av projektet och väljer att aktivt stötta det. Men har man alltså politiska strider, maktkamper eller personliga intressen som påverkas av projektet måste man lägga extra tid på den viktiga intressentanalysen. Gör man inte det kan man få driva större delen av projektet i motvind.
Vad som ska genomföras är som sagt oftast enkelt i jämförelse.