Blev projektverktyget succé eller fiasko?
Många företag har skaffat projektverktyg i hopp om att skapa enkelhet och överblick – inte minst för företagsledningen. Alltför ofta blir man sedan mycket besviken. De flesta i organisationen uppfattar verktygen och processerna som en administrativ börda som inte skapar mervärde. Andra är fanatiska anhängare av allt som borde fyllas i och hållas uppdaterat.
Men verktyget i sig är aldrig nyckeln till framgång. Det som verkligen avgör huruvida det blir succé eller fiasko är helt andra saker.
1. Allra viktigast är att ledningen har ett genuint intresse av projektverksamheten. Om ledningen varje månad fattar viktiga beslut rörande portföljens sammansättning och prioritering upplever också resten av organisationen att arbetet är viktigt.
2. Att förändra sättet man jobbar med sin projektportfölj förutsätter förändrade beteenden, inte bara övergripande beslut. För att lyckas utveckla beteenden och kultur krävs förändringsledning och att man utvecklar organisationen i lagom stora steg.
3. Arbetet bör i första hand präglas av enkelhet, kommunikation och ledarskap, och först i andra hand av processer och aldrig någonsin av millimeterprecision.
Har man väl ovanstående tre punkter på plats kan ett bra projektverktyg bli mycket värdefullt och effektivisera arbetet. Först då kan verktyget bli ett sätt att underlätta, förenkla och automatisera den nya kulturen och det nya beteendet.
Men börjar man i andra änden, med fokus på processer, obligatoriska data och kanske överambition i resursplaneringen, kraschlandar man lätt. Det leder ofta till en långsam och byråkratisk organisation – långt från det snabbfotade och innovativa idealet.
Hur ser det ut i din organisation?
