Att lära av tidigare misstag – och framgångar
I teorin är alla överens om vikten av att lära av tidigare misstag – och självklart framgångar. Det gäller sjävklart inte bara inom projektarbete. Alla som arbetat i ett kunskapsföretag har säkert varit med om försök att införa någon slags databas där alla löpande antecknar vem som kan vad, vad man jobbade med i sitt senaste uppdrag osv så att alla kan gå in och söka information vid behov. Nästan lika många har nog erfarenheten att sådana satsningar misslyckas och faller platt till marken. Orsakerna är flera:
- De som har mest att tillföra till databasen har oftast minst tid att dokumentera
- Man har ofta inte vanan att söka information där när det gäller att lära sig nya saker, och framförallt inte när det gäller att undvika misstag som man inte är medveten om att man håller på att göra
- Man gör av bara farten så som man gjorde senast
Visst kan tekniska förbättringar göra att det funkar bättre. Till exempel är säkert en Wiki-lösning och indexerade sökningar à la Google mycket bättre än en Excelfil. Men det är ändå inte där skon klämmer tror jag.
Motsvarande svårighet finns inom projektvärlden. PMIs PMBOK pratar på ett abstrakt plan om en så kallad knowledge base som ska uppdateras med all upptänklig information och lessons learned, varje gång projektet uträttat något. Men man får inte mycket hjälp på vägen när det gäller hur detta ska åstadkommas eller hur man på ett effektivt sätt drar nytta av all lagrad information. Följande citat från novembernumret av PMIs tidning PM Network sammanfattar problemet:
“To improve the probability of project success, you need a feedback loop, but in many cases companies are too focused on the next project to document, analyze and learn from what happened on the last one. – Steve Jovanovic, pmFAQtory LLC, Chicago, Illinois, USA”¨
Som så ofta handlar det om organisationer som inte alls försöker – eller som i sin överambition försöker med för mycket på en gång. Och som vanligt kan man komma en mycket lång bit på väg genom att verkligen anstränga sig, men anpassa ambitionen till vad organisationen orkar med att prestera – och återutnyttja. Här är tre enkla förslag till att praktiskt ersätta en allt omfattande knowledge base:
- Ta fram en bra mall för projektutvärdering/slutrapport och stäng inga projekt förrän detta dokument har producerats och godkänts. Slutrapporten ska förstås innehålla slutsatser om vad som gått bra och dåligt, mjuka och hårda faktorer, utfall i förhållande till plan osv. En slutrapport från ett projekt inom ett visst verksamhetsområde blir en självklar läsning för projektledaren för nästa projekt inom samma område.
- Se till att företagets projektprocess/metodik uppdateras med viktiga slutsatser från slutrapporten (men ha inga ambitioner att skapa en databas med samtliga projekts samtliga slutsatser).
- Ge varje projektledare en mentor. Det fanns en anledning till att det gamla skråväsendet hade både lärlingar, mästare och gesäller.
