Använder ni en statisk aktivitetslista?

Använder ni en statisk aktivitetslista i projektet? Dvs brukar ni ta fram en lista över aktiviteter, notera när de måste vara klara och sen inte följa upp listan? Förhoppningsvis svarar de flesta “Självklart inte!”. Listan skulle ju inte tillföra mycket om man inte sedan aktivt arbetade med den.

Nästan lika självklart som det verkar vara att arbeta med sina aktiviteter verkar det vara att inte arbeta med sina risker. Projekt som anses hyfsat välskötta brukar åtminstone genomföra en riskinventering under planeringsfasen och ta fram en lista med ett antal kolumner: vilka riskerna (inledningsvis) bedöms vara och konsekvenserna av om riskerna faller in, och sen kolumner för allvarlighetsgrad och sannolikhet som multipliceras så att riskerna kan graderas sinsemellan.

Men är inte det bra kanske vän av ordning undrar? Jovisst, en enkel riskhantering enligt ovan är fantastiskt bra om man kompletterar med följande tre saker:

• Åtgärder. Det kan låta uppenbart, men fördelen med risker är att de inte inträffat än, vilket ger oss tid att förebygga dem, vilket oftast är väsentligt billigare än att åtgärda ett redan inträffat problem. Men det kräver förstås att vi inte bara noterar vilka risker som kan inträffa, utan funderar över vad vi kan göra för att helt undvika att risken infaller, mildra effekterna av en infallen risk, ha reservplaner beredda osv.
• Kontinuerlig uppföljning. Riskarbetet behöver kontinuerligt följas upp ur åtminstone två aspekter. Dels behöver vi gå igenom själva riskerna. Har några tillkommit eller fallit bort? Är vår bedömning av riskernas prioritet densamma? Och dels behöver vi följa upp hur arbetet går med alla aktiviteter vi fattat beslut om för att minimera de negativa effekterna av riskerna.
• Kopplingar till styrgrupp och budget. Styrgruppen måste involveras i riskarbetet, eller snarare i de övergripande beslut/riskavvägningar som påverkar projektets övergripande ramar. Om till exempel komponenten A som ska byggas är förknippad med stora risker kanske man redan från början ska bygga en prototyp av den alternativa komponenten B för att tjäna tid om A visar sig inte hålla måttet. Det kommer vara tidseffektivt men påverka projektets budget. Tyngre beslut av detta slag ska självklart styrgruppen aktivt vara med och fatta, och den budget som styrgruppen fastställer ska också innehålla reservposter som är relevanta i förhållande till projektets risknivå och föreslagna åtgärder. Eller som PMI slår fast: en projektbudget utan reservposter är inte en budget.

Utan proaktiva åtgärder, en kontinuerlig uppföljning av såväl riskläget som vidtagna åtgärder samt aktiv medverkan av styrgruppen och diskussion om ekonomiska konsekvenser blir tyvärr riskhanteringen oftast en lista över hur ont olika saker förmodligen kommer att göra om de inträffar.