Hur mycket administration är lagom?

För att ett projekt ska bli effektivt fordras det en lagom mängd administration, oavsett om det är i form av traditionell projektplanering, möten, budgetering etc eller sprintplaneringar och dagliga scrummöten. För lite eller för mycket administration ger sänkt effektivitet – fast av olika skäl. För lite ger otillräcklig kontroll och bristfällig informationsspridning och för mycket administration skapar byråkrati och stjäl tid från produktivt arbete i projektet.

Det finns ett nyckeltal som säger att ca 20% av projekttiden bör vara just administration, i ett traditionellt projekt projektledning, delprojektledning, möten, tidrapportering etc. Jag tycker att detta nyckeltal stämmer förvånansvärt bra på olika sorters projekt av alla storlekar.