BLOGG.
6 steg mot bättre och effektivare möten
Ola Nilsson om mötesinbjudningar
Hur skapar du bättre och effektivare möten? Det börjar med en bra och tydlig mötesinbjudan. Ola Nilsson bjuder på sex tips som lyfter din inbjudan.
”Vi kan väl träffas efter lunch och prata igenom saken allihop…”
Har du skickat eller tagit emot en mötesinbjudan likt den ovan? Och reflekterade du ens?
Jag skickade precis en sådan inbjudan och en något yngre version av mig själv dök plötsligt upp och knäppte mig på näsan. Rätt hårt också…
En kort bakgrund:
Jag har den underbara erfarenheten av att arbeta som konsult med uppdrag hos olika typer av företag och organisationer, stora som små.
Som ny i en organisation får man ofta en massa sanningar beskrivna för sig, gärna lite inofficiellt vid kaffemaskinen. En av de allra vanligaste är; ”Du vet,på det här företaget råder möteskultur, här har vi möte om ALLT, och ALLA är inbjudna. Ingen sätter ner foten”.
Många verkar ha uppfattningen om att de är unika i att det bokas mycket möten. Men min erfarenhet är att det är väldigt vanligt. Motsatsen är däremot ovanlig!
Och visst, i vissa fall är det helt okej att ”träffas och prata igenom”. Personligen tycker jag möten är roliga. Man får träffa folk och prata. Två av mina favoritsysslor!
Men ofta är en dålig mötesinbjudan slarv och/eller vana från både sändare och mottagare, vilket inte bara leder till förlorad tid och effektivitet, det kan också leda till en frustration i organisationen. Som konsult blir man dessutom snabbt skolad i att tid är en faktor som bör behandlas med ytterst stor respekt, vilket ibland gjorde mig övernitisk kring inbjudningar och svar på möten.
Så, jag tänkte nu försöka ta kontakt med mitt yngre näsknäppar-jag och skärpa mig. Det är säkert gammal skåpmat för många, men en påminnelse är aldrig fel. Nedan är punkter som lyfter din mötesinbjudan.
1. Tänk efter före!
En strukturerad mötesinbjudan tydliggör inte bara ditt behov för de inbjudna utan även för dig själv. När du går igenom stegen nedan kan det visa sig att du inte ens behöver bjuda in till ett möte.
Att sätta ord och tanke kring behov av andras tid (för det är ju det vi gör) kan ofta leda till att saker klarnar och du kan agera själv. Så steg 1 är att inte ens skicka en dålig mötesinbjudan. Du kanske inte behöver ha ett möte längre? Bra jobbat!
2. Vad är det för typ av möte?
Bjuder du in för att brainstorma? Skriv det. Bjuder du in för att du söker ett beslut? Skriv det. Är det en intervju är väl anledningen klockren.
Var tydlig i vad du förväntar dig av mötet. Ofta har du kanske inte ens tänkt ut det själv utan hoppas på att något magiskt ska uppstå på mötet. Skriv det också i så fall. Ge dina deltagare information att ta ställning till. De har förmodligen en ganska upptagen kalender redan och bör få möjligheten att prioritera.
3. Vem vill du ha med och varför?
Var tydlig med varför du bjuder in de olika deltagarna och i vilken roll eller egenskap du anser att de kan förväntas bidra med. Det ger också mottagaren en möjlighet att beskriva att de inte är rätt person och därför inte behöver vara med. Till exempel:
– Lisa, beslutsfattare på avdelningen, behövs för att komma vidare i frågan.
– Ali, projektledare, har bra erfarenhet från tidigare genomförande.
– Arne, duktig på att vara kritisk. Hjälp oss slå hål på idén.
– Zoe, controller, behövs för budgetinformation.
4. Förväntar du dig förberedelse? Meddela det!
Om du förväntar/vill att någon eller alla ska vara pålästa eller bidra med något, var tydlig med det. Det betyder naturligtvis inte att alla kommer vara förberedda ändå. Men ”att hunden åt läxan” funkar bara så många gånger. Det brukar bli självreglerande när alla andra tittar fundersamt på husse.
5. Tid och agenda
Vi skriver 2024. Är det året då vi äntligen börjar fem minuter senare och slutar fem minuter tidigare än heltimmen? Förmodligen inte, men det vore skönt att slippa mötesrumskrockarna med tidigare/nästa rumsbokare. Kaffe vill de flesta kunna fylla på ändå. Skaffa ett par gratispoäng och bli en möteshjälte genom att dra av några minuter i start och slut.
Har du dessutom ett pressat schema så skriv ut en agenda i mötesinbjudan på det du ska ta dig igenom. Om inte annat vet du efter mötet vad som INTE hanns med.
6. Summering
Vill du briljera som mötesguru så skickar du ut en kort summering av mötet efteråt. Vad som diskuterades och vad resultatet blev, om något. I svåra möten är det ett kraftfullt vapen.
Den som äger pennan äger historien, glöm inte att nyttja det.
Att ta emot en mötesinbjudan – var inte medberoende!
I mina mest nitiska stunder avböjer jag möte om informationen ovan inte finns med.
”Jag avböjer mötet för jag vet inte vad som ska göras, hur jag kan bidra eller vad som förväntas av mig”. Kanske inte riktigt i de hårda ordalagen, men andemeningen är tydlig. Slösa inte med min tid om du inte ens kan tydliggöra varför.
Vad jag vill säga är att det är inte bara mötesinbjudaren som skapar möteskulturen. Det är vi mottagare också. Sluta vara medberoende utan knäpp oss dåliga mötesinbjudare på näsan. Hårt också. Vi förtjänar det!
Artikelförfattare:
Ola Nilsson
Läs mer
Link to: Snabbhet genom enkelhet: Pulsmöten
Blogg
Snabbhet genom enkelhet: Pulsmöten
I en serie inlägg ger Nina Wenell och Mats Edberg tips på hur du som ledare inom Supply chain skapar snabbhet. Dagens tips: Pulsmöten.
Link to: Smarta samarbeten
Podd
Smarta samarbeten
Alexander Löfgren är aktuell med boken Smart samarbete och det är också temat när han gästar programledare Jenny Wikström i vår podcast.
Link to: Beslutsfattande
Podd
Beslutsfattande
I det andra avsnittet av podcasten Moment meetings gör vi en djupdykning i ämnet beslutsfattande. Björn Fagerström och Jonas Ekberg gästar Jenny Wikström i studion.
