PMO Turbo – projektkontor för nya utmaningar och förändring!

Projektkontor - status quo sucks!

Många företagsledningar ser projektkontor som något byråkratiskt och långsamt. Vi på Moment hjälper dig att skapa en kraftfull turbo som snabbt och effektivt möter era nya utmaningar.

Förenklat kan vi säga att företag jobbar med två uppgifter: ordinarie arbete och nya utmaningar.
Ordinarie arbete är förhållandevis trivialt: Man organiserar företaget på lämpligt sätt, tar fram ledningssystem och processbeskrivningar och trimmar sedan organisationen så att den blir allt mer effektiv.

Nya utmaningar är något helt annat. Det kan handla om tvingande disruptiva förändringar på marknaden (som digitalkameran eller smarta mobiler), en helt ny kundleverans, innovationer som behöver tas om hand, produktutveckling eller en strategisk förflyttning. Gemensamt för nya utmaningar är:
• Större möjligheter till konkurrensfördelar
• Ökad osäkerhet och risk
• Att väsentlig kunskap byggs först under resans gång
• Att organisationen inte är anpassad för den nya utmaningen
• Att heltäckande processer saknas
• Att organisation, lön-, bonus- och övriga incitamentsmodeller ofta motverkar effektiva genomföranden

För att lyckas med dessa nya utmaningar krävs
• Effektiv kommunikation
• Fokus på människor
• Visuella arbetsmetoder
• Exceptionellt ledarskap som fungerar även när det inte har stöd i den befintliga hierarkiska organisationens rutor, streck och belöningsmodeller

Traditionellt sett har projektet som arbetsform ansetts vara det mest effektiva sättet att hantera uppgifter av engångskaraktär, av en tillfälligt sammansatt organisation och under förhöjd risk.

Brister i traditionella projektkontor

Varför har då många kommit att uppfatta projekt som långsamma och byråkratiska, projektledare som misslyckade chefer som får en andra chans och projektkontor som en intern processpolis med rätt att stoppa projekt som inte fyllt i alla mallar och följt alla checklistor?

Att snabbt möta nya utmaningar som organisationen inte är riggad för är ju i själva verket den mest kvalificerade uppgiften och ledarskapets sprintgren.

På Moment har vi noterat att projekt och projektkontor ofta hanteras som om man utförde ordinarie arbete och inte nya utmaningar. Det innebär att man får en övertro på värdet av att i förväg planera och styra arbetet. I värsta fall börjar man mäta utfall och korrigera allt mer detaljerat, i tron att man då ska bli bättre framåt. Samtidigt läggs för lite vikt vid ledning under osäkerhet, människor och kommunikation.

Ytterligare en bidragande orsak är att portföljen ofta fylls med långt fler projekt än man klarar av att leverera. Och trots att hela organisationen vet hur dåligt det är att släppa in flera bilar på en redan full väg med långa köer så lastar man organisationen lite till och ger alla satsningar hög prioritet.

I det här läget är det inte konstigt att många företagsledningar ser projekt och projektkontor som något som är byråkratiskt, krångligt och långsamt – sirap helt enkelt.

Företagsledningen behöver i stället en kraftfull turbo som förmår att snabbt och effektivt möta nya utmaningar.
Men hur går man från sirap till turbo?

Turbo – så skapar vi den på Moment

När Moment får i uppdrag att skapa en turbo för utmaningar som ett företag inte är riggat för lägger vi grunden genom att säkra följande:
• Förankring, ansvar och mandat. En turbo ska normalt sett vara vd:s/ledningsgruppens/affärsområdeschefens högra hand och säkerställa leveranser. Turbon ska alltså vara högt förankrad, ha det affärsmässiga ansvaret för en framgångsrik leverans – men även kunna säga ifrån när portföljen blir orimligt stor i förhållande till organisationens leveransförmåga.
• Passionerat ledarskap och närvaro. Vi jobbar helst med personliga möten. I en distribuerad organisation jobbar vi extra hårt med att bygga relationer. Vi har leveransen i fokus, skrattar tillsammans och ger varandra daglig feedback i syfte att stärka varandra och bli ännu bättre tillsammans.
• Visualisering. Nya utmaningar är nästan alltid komplexa och det är bara tillsammans som vi kan bli riktigt kreativa, hjälpa varandra att förstå och gemensamt hitta tappade bollar, risker och möjligheter. Vi visualiserar utmaningarna vi jobbar med för att lyckas bättre – och verktygen kan vara allt från whiteboards och pulstavlor till permanenta war rooms där energin flödar.
• Struktur och metodik. Självklart tillämpar vi god metodik och har en förstklassig struktur. Vi gör det dock pragmatiskt och affärsmässigt – aldrig byråkratiskt eller som metodfanatiker. Vi kommer från projektledningshållet och behärskar vattenfall och agilt, förändringsledning och portföljstyrning men det är inte mixen av PMBOK, SAFe och ADKAR som skapar vår framgång. Det är passionen, ledarskapet och människorna.

Vill du veta mer? Kontakta oss!

Zoran Stojcevski
Försäljningschef
0733-574 578
zoran.stojcevski@moment.se

Intresserad?

 

Projektkontor - turbo eller sirap?Projektkontor - status quo sucks!

Vad kan vi hjälpa dig med?