Positivt med feedback mellan styrgrupp och projektledare

Feedback

För några år sen granskade jag ett projekt som hade flera stora utmaningar. En av dem var en styrgrupp som inte fungerade och där rollspelet mellan sponsor/ordförande, övriga styrgruppsdeltagare och projektledaren (PL) var oklart.

Bland annat var det mer eller mindre PL som var ordförande på mötena och frågor som inte hon placerade på agendan kom heller inte upp på mötet. Ibland tog sponsorn plats på scenen men vad övriga gjorde i styrgruppen var mycket oklart.

Feedback med positiva effekter

Jag ville skaka om styrgruppen lite grand på ett enkelt och lättsamt sätt och föreslog att de skulle pröva något nytt: en gång i kvartalet skulle man från styrgruppen ge PL feedback. PL skulle då lämna rummet under 20 minuter medan styrgruppen skulle prata ihop sig om vad man var extra nöjd med och vad man tyckte behövde stärkas. Den här enkla åtgärden fick flera positiva effekter:

  • Det blev plötsligt uppenbart att PL faktiskt inte var styrgruppens ordförande utan föredragande i styrgruppen
  • Sponsorn/ordföranden var tvungen att ta en mer aktiv roll (och fick så klart även i övrigt coachning i hur man bör agera som ordförande)
  • Det blev tydligt att styrgruppen har ett gemensamt ansvar för att tillsätta, utvärdera, coacha och vid behov till och med byta ut sin PL
  • Genom att skapa ett forum för att på ett professionellt och konstruktivt sätt diskutera PL:s styrkor och svagheter försvann i princip de destruktiva gnällkommentarerna som tidigare då och då hade fällts om PL utanför styrgruppen

Några i styrgruppen var oroliga för att PL kunde ta illa upp. Ska vi verkligen prata om henne i grupp när hon inte är här? Tänk om hon tar illa upp? PL själv däremot tyckte det var toppen: ”äntligen får jag reda på vad jag verkligen gör bra och mindre bra – direkt från styrgruppen”.

Enkelt och starkt

Jag brukar ibland prata om det här exemplet när jag kör Momentseminariet Kaffekoppen. På ett sånt seminarium hos en kund häromdagen var det flera som sa att just detta systematiska sätt att ge PL feedback var riktigt enkelt och starkt, och de tänkte pröva själva.

Efteråt pratade vi internt på Moment om den positiva responsen vi fått under seminariet och beslutade att vi så klart bör göra detta till ett stående inslag i Kaffekoppen. En av mina kollegor sa direkt att feedback enbart från styrgruppen till PL förstärker den över-/underordning som oftast finns. Och självklart är det så.

PL:en som sitter utanför rummet kan självklart använda tiden till att fundera över hur styrgruppen agerat det senaste kvartalet – som individer och som grupp. Har styrgruppen givit PL den hävstång i organisationen som behövs? Har de som individer varit de energispridande ambassadörer för projektet som behövs och har de visat engagemang för projektets arbete och kommit med bra frågor på statusrapporterna?

Hur gör ni?

Jag hoppas förstås att den här texten ska inspirera alla till att ge varandra feedback oftare, med målet att lyckas bättre och utvecklas både som grupp och individuellt. Men självklart vill jag också få lite tips från alla er som läser. Hur gör ni i er organisation? Har ni några knep att dela med er av?

Lämna dina synpunkter och tips i kommentarsfältet på Linkedin-versionen av denna artikel.

Skrivet av Erik Sjöberg
Vad kan vi hjälpa dig med?