Ingen köper en färddator som visar bränsleförbrukningen först när tanken är slut.Varför nöja sig med sämre statusrapportering när det gäller projektledning? Många projekt blir försenade och fördyrade helt i onödan. Med ett projektverktyg som ger en tidig indikation på att något brister hinner du styra upp projekt som annars riskerar att missa mål och spräcka ramar. Earned Value Management (EVM) heter ett utmärkt verktyg som är enkelt att införa i en organisation och som inte kräver några inköp av nya programvaror. Ingen blir väl förvånad över att i pressen läsa om ännu ett fördyrat och försenat projekt. Det är vanligt att även kraftiga förseningar och fördyringar helt plötsligt dyker upp. Det yttersta ansvaret för projektet har styrgruppen och där är ofta frustrationen stor: Oj! Varför blev det så här? Hade vi inte kunnat se det här tidigare? När man sedan ska hitta en lösning på den uppkomna situationen slits styrgruppen ofta mellan två motstridiga intressen: att skaffa tillräcklig insyn i projektet för att inte drabbas av nya plötsliga stora överraskningar och att visa att man litar på projektledaren och står bakom honom eller henne. Innan vi tittar på hur man skulle kunna göra ska vi titta på ett annat exempel. Antag att en bilist ska åka sträckan Stockholm-Umeå på 66 mil. Antag vidare att bilen har en tank på 70 liter och att den drar ca 0,9 liter per mil vid körningar av denna typ. Föraren bör med andra ord komma fram till Umeå med nästan 8 liter bensin kvar utan att behöva fylla på, förutsatt att tanken var full i Stockholm. Moderna bilar har ofta en färddator där genomsnittlig bränsleförbrukning visas. Redan vid Arlanda kan föraren få en första indikation på om kalkylen kan väntas hålla. Genom att säkerställa att den genomsnittliga bränsleförbrukningen verkligen håller sig kring 0,9 liter per mil kopplar man de förbrukade resurserna (bensinen) till det uppnådda resultatet (de körda milen) för att tidigt få en indikation på om de totala resurserna (bränslet) kommer att räcka. "Det är ju långt kvar till Umeå och det finns ingen anledning till oro än..." Varför använder man då inte samma arbetssätt för att få tidiga indikationer på om den totala budgeten kommer att räcka i ett projekt? Hade bilkörningen varit ett större utvecklingsprojekt hade det i stället varit vanligt att man i statusrapporten noterat att projektet förbrukat 10 liter bensin och att resan kanske "hittills gått ganska bra". Det är ju långt kvar till Umeå och det finns ingen anledning till oro än. Och det är precis här som styrgrupperna ofta brister. Våga ställa krav på projektledarna: statusrapporteringen ska vara på ett sådant format att de förbrukade resurserna på ett objektivt och mätbart sätt kopplas till uppnått resultat. Det borde vara lika självklart i projekt som det är att kolla bränsleförbrukningen per mil i bilfallet men av någon anledning blir det ofta inte så. "Vi ligger 5% bättre än budget per ett visst datum. Är det bra? Det beror ju helt på vad man åstadkommit för 95% av de planerade kostnaderna." En annan vanlig form av statusrapportering är den som innehåller formuleringar av typen "vi ligger 5% bättre än budget per ett visst datum." Är det bra? Det beror ju helt på vad man åstadkommit för 95% av de planerade kostnaderna. Om man bara uppnått 80% av förväntat resultat ger det en indikation om att projektet utan korrigerande åtgärder kan förväntas bli 25% försenat och 19% fördyrat. Vad kan man då göra i sina projekt? Det behövs en metod där man på ett objektivt sätt kan koppla förbrukade resurser till uppnått resultat och via enkla nyckeltal ge tidiga indikationer om projektets slutliga kostnad och leveranstidpunkt. "Internationellt sett betraktas EVM som en norm för projektuppföljning." Som tur är finns det en färdig sådan metod som kallas Earned Value Management (EVM, eller resultatvärdesmetoden på svenska). Internationellt sett betraktas EVM som en norm för projektuppföljning och den ingår i den internationella projektledarcertifiering som administreras av Project Managemet Institute (PMI), som är den helt dominerande aktören när det gäller global standardisering av projektledningsterminologi och metodik. EVM är dock fortfarande relativt okänt i Sverige och uppfattas ofta som svårt och krångligt. Det är synd eftersom EVM kan införas i en organisation på ett enkelt sätt och utan inköp av nya programvaror. I takt med att organisationens projektmognad ökar kan sedan mer avancerade möjligheter inom EVM utnyttjas. EVM har på detta sätt framgångsrikt införts i flera organisationer i Sverige, även geografiskt distribuerade och relativt projektomogna. Genom att styrgruppen ställer krav på att EVM ska vara en del av statusrapporteringen uppnår man flera fördelar. Det välfungerande projektet kommer att uppvisa en stabil utveckling och i de fall projektet drabbas av svårigheter eller projektledaren behöver mer stöd för sin uppgift kommer sådana signaler att fångas upp väsentligt tidigare än vad som annars ofta blir fallet. Vilka krav ställer du på projektledarna i din organisation? Erik Sjöberg, Den här e-postadressen är skyddad från spamrobotar. Du måste tillåta Javascript för att visa e-postadressen |