På tal om projekt ...

Outsourcingtrenden har varit rätt stark senaste decennierna, inte minst inom IT-drift men på senare tid även IT-utveckling och andra områden. Låt proffsen sköta sitt och koncentrera dig på din egen kärnverksamhet!

Jag har funderat på när denna trend ska svepa fram även över projektledningsområdet. Vågar man outsourca sina projektledare, sitt projektkontor, sin portföljhantering osv och koncentrera sig på de övergripande affärsbesluten i stället?

Och så dök den upp, självklart inte den första, men en organisation som är tidigt ute. Region Skåne outsourcar all projektledningskompetens som beställs av projektkontoret inklusive 15 personer ur den egna personalen:

Upphandlingen avser:

• tillhandahållande av all projektledningskompetens för Region Skåne som beställs genom Projektkontoret,
• övertagande av ansvar i utförarandefasen enligt Region Skånes projektmodell, gällande projekthantering, projektledning, projektrapportering, administration & utbildning,
• övertagande av personal från projektledningsenheten (ca 15 pers.) inom Region Skånes IT-förvaltning (RSIT) samt aktuell projektportfölj.

I dagens Computer Sweden finns en artikel om ett nystartat företag som tillhandahåller medlingstjänster till parter som befinner sig i en IT-konflikt.

Med tanke på hur ofta det fortfarande sker finns det säkert en bra marknad. Fast jag håller med flera av dem som kommenterat artikeln: det är väsentligt bättre att förebygga konflikten än att medla den och en viktig del i detta har projektledaren, som ska bidra till att överbrygga skillnader i kunskapsnivå och säkerställa att de viktiga intressenterna har samma målbild.

Häromveckan uttryckte jag lite funderingar kring prissättning av konsulter, framförallt rörande att alla konsulter förväntas debitera ungefär lika högt arvode, trots att man för anställd personal ofta har en faktor 10, 25 eller 50 som skiljer.

Dagens artikel i Computer Sweden rörande att eWork vill byta strategi och vill tvätta bort lågprisstämpeln (som man i reklamkampanjer arbetat hårt för att nöta in) fick mig att tänka på något helt annat – en prislista som skickades ut i slutet av IT-bubblan på 90-talet. Då satt jag själv på beställarsidan och köpte bl a konsulter från en av de stora konsultdrakarna i Sverige. Jag fick då ett brev där man helt frankt konstaterade att “Det här är vår nya prislista”. Priserna började på 1.200 kr/h (för de totalt oerfarna nyutexaminerade konsulterna).

Det brevet fick mig kanske mer än något annat att inse hur oseriös IT-bubblan var och jag har fortfarande kvar brevet som påminnelse av en leverantör som gick alldeles för långt.

Det var också lätt att se att det fanns behov av en motvikt, någon som pressar priserna, vilket givetvis var det marknadsfönster som eWork utnyttjade.

Givet vad som hände i slutet av 90-talet och att eWork nu säger sig inte längre vilja framstå som lågprisleverantör har kanske marknaden fått några ramar att förhålla sig inom, eftersom affärerna utanför dessa ramar inte går så bra.

Och kunderna kan inom dessa ramar välja de konsulter som de anser har bäst pris/prestanda. Kanske ett sundare läge än i slutet av 90-talet?

När större upphandlingar görs är det vanligt att man i anbudsförfrågan kräver att anbuden ska vara giltiga en längre tid efter de lämnats in. Om man till exempel upphandlar ett större utvecklingsprojekt är det självklart att man behöver någon eller några månader på sig att utvärdera anbuden under vilken tid dessa måste vara bindande – även om leverantören under tiden behöver ta sina resurser i anspråk till andra kundprojekt. Så långt allt väl.

Det senaste året har jag stött på flera upphandlingar där man har samma synsätt även på mindre upphandlingar för en specifik roll och där anbuden består av namngivna konsulter. Nu senast har en offentlig myndighet i Sverige inlett upphandling av en huvudprojektledare där anbudet ska vara inlämnat senast 2010-09-13 och där anbudet måste vara bindande till 2011-01-31, dvs i drygt 4,5 månad! Jag tycker det är oskäligt. Vilken tänkbar huvudprojektledare har råd eller lust att sitta på bänken i 4,5 månad för att vänta på besked från en kund? Under denna period är den namngivna konsulten alltså förhindrad att ta andra större uppdrag, utan kan bara ta mindre uppdrag som kan avslutas närsomhelst under perioden om den första kunden vill köra igång sitt projekt. En annan tänkbar utgång är ju också att man efter 4,5 månaders väntan inte får uppdraget.

Jag undrar om beställarsidan verkligen tänkt igenom detta innan man formulerat sin förfrågan eller om man bara kopierat standardvillkor från andra större upphandlingar som inte avser namngivna konsulter.

Samma sak hände även i en LoU-upphandling i våras där jag försökte få beställaren att ändra villkoren i anbudsförfrågan – dock utan framgång.

Det kan bli flera tråkiga konsekvenser om man kräver anbud med allt för långa bindningsperioder, framförallt:

• Anbudslämnaren tar kravet seriöst och låter bli att offerera sina bästa resurser – eftersom man inte vill riskera att låta dem sitta på bänken en längre period.
• Anbudslämnaren chansar, lämnar anbud, hittar ett annat projekt åt konsulten, och riskerar eventuellt att bryta det formella kravet från kunden.

Är det någon annan som stött på liknande eller andra generella oskäliga villkor i upphandlingar av framförallt PL-konsulter?

Jag har flera gånger på den här bloggen skrivit om orimligheter i LoU-upphandlingar. LoU borde ju säkerställa att skattepengar används effektivt i upphandlingssituationer, men i praktiken blir det ofta precis tvärtom: man lägger ner mycket (skatte-)pengar på att administrera och genomföra upphandlingar vars resultat blir helt meningslösa, uppenbart orättvisa och/eller inte ger myndigheten tillgång till de bästa konsulterna (p g a utvärdering enbart på pris och inte kvalitet).

Det senaste exemplet är en av sveriges mer välkända myndigheter som ska upphandla fyra kategorier IT-konsulter, var och en med två olika erfarenhetsnivåer. Anbudslämnarna måste offerera på samtliga kategorier och nivåer. För att sedan välja ut de vinnande anbuden utvärderar man till 100% på pris, genom att vikta offererade timpriser med förväntad inköpsvolym.

Det innebär givetvis att de som kommer offerera på de volymmässigt största tjänsterna inte kommer ha en chans att konkurrera med någon som bara är intresserad av en av de mindre tjänsterna. Ännu mindre chans att konkurrera kommer man ha om man vill offerera marknadsmässiga priser på samtliga delar.

Ett företag som i den aktuella upphandligen enbart avser sälja databasdesigners kan offerera samtliga övriga roller för 1 kr/h. Om man sedan prissätter sin egen tjänst med 1 500 kr/h för den lägre erfarenhetsnivån och 2 000 kr/h för den högre kommer det lämnade anbudet att i genomsnitt få ett timpris på 220 kr/h, trots att man i praktiken enbart kommer offerera på sina tjänster med priserna 1 500 resp 2 000 kr/h.

Hur kan skattepengar få användas för såna här upphandlingar och är det någon som på allvar tror att myndigheten får bäst konsult för rätt pris?

Jag har skrivit många inlägg på bloggen om orimligheten i LoU och hur den tillämpas.

Idag kom senaste exemplet i Computer Swedens artikel Priskupp för hundratals miljoner. Försäkringskassan har genomfört en upphandling som bl a gav Capgemini ett avtal, efter att Capgemini använt taktikpriset 1 kr/timmen på många av tjänsterna för att sedan få ett låg genomsnittspris på samtliga tjänster och därmed placera sig högt.

Givetvis är upphandlingen överklagad. Givetvist har inte Capgemini gjort något fel – bara synliggjort det horribla sätt som skattepengar idag används för att försöka följa LoU för att skapa effektiva upphandlingar.

LoU funkar inte i sin nuvarande form!

De flesta projektledare känner nog igen sig. Sponsorn, eller någon annan person med insikt i de ekonomiska förutsättningarna för projektet säger “nej, du behöver inte budgetera några kostnader för anställda/verksamhetspersoner/etc utan bara för konsulter” eller ibland “utan bara för IT-resurser”. Ibland får man tillägget “anställd verksamhetspersonal rapporterar för övrigt inte sin tid så det blir svårt att se hur mycket de jobbat”.

Som projektledare tycker jag alltid det här är lika märkligt och frågorna hopar sig:

• Är de andra resurserna verkligen gratis?
• Finns det inget annat nyttigt arbete de skulle göra om de inte var med i projektet?
• Om inte – varför minskar man inte personalen i så fall?
• Spelar det ingen roll om projektet drivs med ett stort eller litet antal timmar från anställd personal? Ibland kan man ju lösa projektets uppgift på olika sätt vilka är olika personalintensiva.
• Vad händer om flertalet roller i mitt projekt, budgeterade att bemannas med intern personal, måste bemannas med konsulter efter en intern omprioritering. Ger det en rättvisande bild av projektet att då avisera en kostnadsökning på ett par hundra procent?
• Hur sköter det aktuella företaget sin portföljprioritering och vad anser man egentligen att ett projekt kostar? Hur väger man en projektinvestering mot andra initiativ?
• Är man inte intresserad av att samla nyckeltal och statistik från sina genomförda projekt för att bättre kunna skatta tidsåtgång och kostnader för kommande projekt?

Man skulle kunna tro att det bara är mycket små och projektomogna organisationer som driver och budgeterar sina projekt på det här viset, men så är inte fallet. Även mycket stora och i övrigt metodiska och processtunga organisationer har ibland den här synen på projektbudgetering.

Som tur är går det med små medel att som projektledare förbättra situationen för just det aktuella projektet och planera och följa upp tid och kostnader för alla i projektet. Men det är sånt slöseri med resurser att i en mogen organisation inte göra det som standard.