Många PL har erfarenhet av att rapportera till en lite för stor styrgrupp. Ofta beror styrgruppens alltför stora numerär på att man kallat deltagare enbart baserat på att någon eller några besitter en viss ämneskunskap – snarare än det beslutsmandat och verksamhetsansvar som är grunden för ett effektivt styrgruppsarbete. Redan på grundkursen i projektledning brukar detta fenomen tas upp till diskussion och den rekommenderade åtgärden blir oftast att försöka flytta ämnesexperterna till en referensgrupp i stället.
Häromdagen fick jag anledning att diskutera en liknande situation: hur gör man om man har projektdeltagare som också sitter i styrgruppen? Ska man överhuvudtaget tillåta det?
Spontant tycker man kanske det känns lite onaturligt. Och när den känslan infinner sig är det ofta bra att vända och vrida på frågan lite grand.
Varför är man projektdeltagare? Jo, för att man har tillräckligt med tid avsatt, och kompetens för att genomföra en del av projektets arbete.
Varför är man styrgruppsdeltagare? Jo, för att man har beslutsmandat i organisationen, intresse eller ansvar för projektets effektmål, förmåga att vara ambassadör för projektet, kunskap för att bedöma PLs prestation och tid avsatt för att förbereda sig inför styrgruppsmötena.
Kan båda dessa förutsättningar finnas för en och samma person?
Det kan de nog – även om det kanske inte är så vanligt. Men när frågan dyker upp är det ett bra tillfälle att diskutera förväntningar, i tid och prestation, på de olika rollerna. Och sen behöver såväl PL som styrgruppsordförande se till att alla har klart för sig vilken stol man sitter på för tillfället och vilken hatt man har på sig.
