På tal om projekt ...

Igår genomfördes tredje träffen i Projektnäring, och temat för dagen var "Årets projektledare", där både vinnaren Marie Reinicke och två av finalisterna, Jonas Ekberg och Yashar Moradbakhti, delade med sig av sina erfarenheter och alla vi som var där hade möjlighet att nätverka och utbyta idéer mellan såväl företag och branscher.

Frida Nilsson, redaktionchef på Motivation.se har skrivit ett intressant referat från träffen med rubriken "Känn varje individs styrkor - så skapar du supereffektiva team".

  /Erik

Det var ett antal veckor sedan senaste blogginlägget vilket beror på att jag varit i Spanien och pluggat spanska, främst för mitt personliga intresses skull, men jag är också övertygad om att språkkunskaper och internationella mångkulturella projekt kommer bli allt vanligare framöver.

Som en del av förberedelserna inför en resa till en ny stad ingår nu alltid momentet att ladda ner en offlinekarta till mobilen så man kan använda GPSen och enkelt hitta, eftersom de abnormt höga roamingavgifterna gör det omöjligt att använda den inbyggda Google Maps-appen, vilket vore mycket enklare ochdessutom betydligt bättre.

Många har uttryckt sin irritation över roamingavgifterna, men jag gillade särskilt mycket formuleringen i dagens ledare Mobil girighet skadar alla i Computer Sweden där mobiloperatörernas beteende liknas vid en "gammal trött vampyr som håller fram en påle och ber att få den indriven i bröstet, väl medveten om den egna oförmågan att tygla sina destruktiva böjelser".

För övrigt kan jag tipsa den som gillar att lära sig nya språk eller putsa på något av de befintliga att utvecklingen gått mycket snabbt även när det gäller IT-stöd för språkstudier. Här är några exempel:

• Elektroniska lexikon (som sparar tid) och också direkt hittar rätt verb även om man utgår från en udda verbform, något som alltid varit knepigt i traditionella lexikon
• Lexikon från de ledande ordboksleverantörerna som automatiskt visar översättningen av ett ord som du har musmarkören över när du läser på skärmen, t ex tidningar eller böcker
• Enkla gratis mjukvaror för att skapa elektroniska flashcards för att utöka ordförrådet; självklart håller de reda på vad du missar och behöver öva på igen
• Grammatikövningar på Internet som sedan automatiskt rättas (men där man får vara lite vaksam på kvaliteten och säkerställa att man övar på en sajt med bra språkkvalitet)

Individer fattar bättre beslut än grupper!

Efter de senaste årens starka agila trender var det nog många som hajade till när Ari Riabacke förra veckan på Projektnärings första träff rakt upp och ner deklarerade att individer oftast fattar bättre beslut än grupper. Ari som disputerat i beslutsfattande torde ju ha bra vetenskapliga belägg för sina kommentarer.

Men vad innebär det för de agila metodernas syn på vikten av självorganiserande team, decentraliserat beslutsfattande osv? Redan före de agila metodernas intåg hde ju erfarna projektledare under lång tid involverat projektmedlemmarna i beslutsfattandet och ofta tagit ett steg tillbaka och låtit gruppen fatta flertalet beslut - i Sverige oftast efter koncensus - och bara i undantagsfall gått in och tydligt sagt att "det här är mitt beslut".

Så vad menar då Ari? Som jag tolkade Ari menade han att individer i en grupp har lättare att gömma sig bakom andra invider i gruppen när man fattar beslut. Man kanske inte fullt ut förstår beslutsunderlaget eller konsekvenserna av sitt beslut men "han" eller "hon" i gruppen "brukar ju förstå". Dessutom är det inte så allvarligt om det blir fel eftersom "vi ju var överens". Skillnaden blir stor när en individ är ytterst ansvarig och kommer ställas till svars för konsekvenserna av beslutet, och därför blir beslutet ofta bättre.

Men har det då plötsligt blivit mindre viktigt med gemensamma beslut, att få in hela gruppens samlade kompetens, att skapa delaktighet i beslutsprocessen osv?

Mitt eget svar på det blir förstås ett nej! Däremot tyckte jag det var riktigt uppfriskande att höra Aris kommentar eftersom jag tycker att såväl ledarskapsteorier som projektmetoder ofta förespråkas lite för enkelt och onyanserat. Som ledare måste man förstås ha förståelse för alla ovanstående perspektiv på beslutsfattande och situationsanpassat välja det som passar bäst, vilket i de allra flesta fall inte blir vare sig svart eller vitt utan en blandning. Som vanligt gäller det att förstå så många av verktygen i verktygslådan som möjligt och dessutom ha kunskapen om hur och när de bör användas. Om det enda verktyg man behärskar är en hammare kommer som bekant det mesta att se ut som en spik.

Så är september och hösten här, och i år blir det roligare och ljusare än normalt - eftersom det är dags för första träffen i Projektnäring. Med 3 veckor kvar är det redan 100 anmälda (och knappt 170 i Projektnäringsgruppen på LinkedIn).

Jag ser verkligen fram mot att få lyssna till såväl Riabacke som Jarnheimer, och dessutom möjligheten att träffa projektproffs från alla branscher som är representerade.

Om du har anmält dig - kom gärna fram och säg hej! Jag tar också gärna emot synpunkter på ämnen som kan vara värda att belysa i bloggen i höst.

Hoppas vi syns på Stockholm Waterfront på Projektnäring!

Då kör jag igång projektbloggen igen efter ett sommaruppehåll. Hoppas ni alla haft en skön och avkopplande semester!

Ett flitigt debatterat ämne i projektvärlden är vilka verktyg man ska använda, och ofta är fokus på projektplanering eller administration av hela portföljer och program. Ett annat mycket intressant område är verktyg för informationsdelning och samarbete när man jobbar i projekt. En kollega uppmärksammade mig precis på en intressant webbsida med en förteckning över 30 verktyg för online-samarbete: "30 Greatest Online Project Management and Collaboration Tools for Easy Communication!"

Jag har inte läst igenom hela listan själv men noterar att Projectplace.se som är stora på den svenska marknaden inte finns med. Någon där borde kanske skriva till listägaren och lägga in en till rad?

Man får ofta höra att svenskar och holländare ligger i topp i världen när det gäller kunskaper i engelska (för dem som inte har engelska som modersmål). Många svenska projektledare jobbar idag i organisationer som har engelska som koncernspråk och där all tyngre projektdokumentation skrivs på engelska – och de kanske haft haft det så i 10-20 år. I vissa fall kanske man t o m har enklare att läsa och skriva tunga specifikationer på engelska eftersom man använder de engelska fackuttrycken även till vardags när man pratar svenska.

Men medför verkligen 20 års dagligt arbete med skriftlig engelska automatiskt att man behärskar språket väl? Enligt min uppfattning är svaret definitivt nej på den frågan.

Antag att man som projektledare ställs inför följande situationer:

• En irriterad styrgruppsledamot från USA ringer i en lucka mellan två möten och vill ha en förklaring till varför hans/hennes prioriteringar verkar ha åsidosatts
• En workshop behöver hållas med deltagare från olika länder, helt olika uppfattningar och där isen behöver brytas i början av mötet och ett förtroende skapas
• En affärsförhandling är inne i ett slutskede och det gäller att med fingertoppskänsla lotsa förhandlingen sista biten in i mål
• Projektet ska presenteras för en multiprojektstyrgrupp som ska prioritera mellan detta projekt och ett projekt som presenteras av någon med engelska som modersmål, väl utvecklad presentationsteknik och ett mer proffsigt bildmaterial än vi ofta tar oss tid att ta fram i Sverige

Räcker det även nu att kunna läsa engelska obehindrat och ha skrivit många projektplaner/kravspecifikationer etc på engelska? Självklart inte!

Jag tror att vi framöver kommer få se allt större vikt läggas vid att projektledare ska behärska engelska på en helt ny nivå: som socialt smörjmedel och för att jämka samman olika kulturer och synsätt, som verktyg för att skapa förtroende och sälja in nya idéer samt för att på ett nyanserat sätt kunna förklara komplexa samband och avvägningar.

Förhoppningsvis får vi också framöver se alltfler CVn för projektledare redogöra för förmågan inom detta viktiga område och inte fullt lika snävt fokusera på den oftast lite mindre viktiga branschkunskapen.

Det finns idag några större konferenser och mässor i Sverige inom projektområdet - typiskt sett årligen förekommande. Utöver det finns också självklart många tillfällen till enklare sammankomster i form av frukost- eller kvällsmöten med en föreläsning om något aktuellt ämne.

Mellan dessa två sorters forum finns ett stort tomrum att fylla ut.

För andra chefer, som t ex VDar, CFO-er, HR- och IT-chefer, finns otaliga forum och nätverk där man med hög frekvens får möjlighet att lyssna på aktuella toppföreläsare och nätverka med kollegor från andra företag och organisationer. Det är hög tid att liknande nätverk etableras även på projektsidan.

Moment och Wenell har därför tagit initiativ till att starta ett forum, Projektnäring, för regelbundet nätverkande och kompetensutveckling. Tanken är att Projektnäring ska drivas utan vinstintresse eller kommersiella inslag av sponser etc. Med ett stort antal deltagare ges ändå möjlighet att ta in förstklassiga föreläsare som kan sprida högaktuell kunskap och beröra på djupet.

Jag hoppas vi blir många som deltar så vi tillsammans kan bidra till att stärka och synliggöra behovet av god projektledning ute i våra företag och organisationer. Ju fler vi blir - desto intressantare föreläsare har vi möjlighet att finansiera och attrahera. För mer information, se http://www.projektnaring.se/.

På PMIs konferens i Göteborg för några veckor sedan var en av huvudtalarna Frank P. Saladis som talade på temat The Power of the Profession.

En av bilderna som Saladis visade var extra intressant. Den innehöll en lista med de sju viktigaste egenskaperna för en projektledare (efter input från projektledare) och listan såg ut så här:

1. Communication Skills - verbal and written
2. Leadership Skills
3. Organizing Skills - planning, time management
4. Interpersonal Skills
5. Negotiating Skills - Diplomacy and mediating
6. Team Building Skills
7. Technical Skills

Det finns en punkt i listan som jag tror många reagerar på: att kommunikation rankas högre än ledarskap. Jag har ofta hört projektproffs säga att 90 % av projektledning handlar om kommunikation och jag tycker själv att det ligger mycket i det påståendet. Men när jag sett listor av den här typen tidigare brukar de ändå toppas av antingen ledarskap eller målfokusering/energinivå. Tänker man efter lite till och funderar på vilka förutsättningar ett projekt har, om projektledaren skrivit en glasklar projektplan, kommunicerat väl med sina intressenter och projektdeltagare, förankrat ett tydligt projektmål och skrivit tydliga progressrapporter med relevanta beslutsunderlag inser man snabbt hur lätt det är att motivera förstaplatsen för kommunikation.

Att sedan technical skills, som väl närmast får översättas med branschkunskap här, kommer sist är ju en självklarhet för alla som drivit projekt i många olika branscher. Det är aldrig de specifika branschkunskaperna hos projektledaren som avgör om ett projekt