På tal om projekt ...

Hej!

Erik
Jag heter Erik Sjöberg och är vd på Moment Projektkonsult. I min blogg kommer jag
att ge min syn på projektledning och allt vad det kan innebära.
Läs mer

Hej!

henrik_stadler_thumb

Mitt namn är Henrik Stadler och jag är Senior projektledare på Moment Projektkonsult.I min blogg skriver jag främst om projekt-ledning eftersom det är något jag brinner för.

Läs mer

RSS

Prenumerera

Kategorier

Taggar

Affärer Agila metoder Beställare Budget Earned Value Management Ganttschema Granskning Karriärvägar Kommunikation Kompetensutveckling Konferens Ledarskap Linjechef Miljö Motivation MS Project Organisation Personlig effektivitet PMI Problemlösning Projekt Projektledare Projektmöten Resurshantering Riskhantering RUP Scrum Testning Upphandling Verktyg

Sök

Senaste

Arkiv

Blogroll

Kommunikation

2011-11-29 08:27

Stöld eller marknadsfönster?

Det var ett antal veckor sedan senaste blogginlägget vilket beror på att jag varit i Spanien och pluggat spanska, främst för mitt personliga intresses skull, men jag är också övertygad om att språkkunskaper och internationella mångkulturella projekt kommer bli allt vanligare framöver.

Som en del av förberedelserna inför en resa till en ny stad ingår nu alltid momentet att ladda ner en offlinekarta till mobilen så man kan använda GPSen och enkelt hitta, eftersom de abnormt höga roamingavgifterna gör det omöjligt att använda den inbyggda Google Maps-appen, vilket vore mycket enklare ochdessutom betydligt bättre.

Många har uttryckt sin irritation över roamingavgifterna, men jag gillade särskilt mycket formuleringen i dagens ledare Mobil girighet skadar alla i Computer Sweden där mobiloperatörernas beteende liknas vid en "gammal trött vampyr som håller fram en påle och ber att få den indriven i bröstet, väl medveten om den egna oförmågan att tygla sina destruktiva böjelser".

För övrigt kan jag tipsa den som gillar att lära sig nya språk eller putsa på något av de befintliga att utvecklingen gått mycket snabbt även när det gäller IT-stöd för språkstudier. Här är några exempel:

  • Elektroniska lexikon (som sparar tid) och också direkt hittar rätt verb även om man utgår från en udda verbform, något som alltid varit knepigt i traditionella lexikon
  • Lexikon från de ledande ordboksleverantörerna som automatiskt visar översättningen av ett ord som du har musmarkören över när du läser på skärmen, t ex tidningar eller böcker
  • Enkla gratis mjukvaror för att skapa elektroniska flashcards för att utöka ordförrådet; självklart håller de reda på vad du missar och behöver öva på igen
  • Grammatikövningar på Internet som sedan automatiskt rättas (men där man får vara lite vaksam på kvaliteten och säkerställa att man övar på en sajt med bra språkkvalitet)
Läs mer...


Publicerad i Kommunikation
Taggad under
2011-04-26 12:00

Engelska - lika lätt som svenska?

Man får ofta höra att svenskar och holländare ligger i topp i världen när det gäller kunskaper i engelska (för dem som inte har engelska som modersmål). Många svenska projektledare jobbar idag i organisationer som har engelska som koncernspråk och där all tyngre projektdokumentation skrivs på engelska – och de kanske haft haft det så i 10-20 år. I vissa fall kanske man t o m har enklare att läsa och skriva tunga specifikationer på engelska eftersom man använder de engelska fackuttrycken även till vardags när man pratar svenska.

Men medför verkligen 20 års dagligt arbete med skriftlig engelska automatiskt att man behärskar språket väl? Enligt min uppfattning är svaret definitivt nej på den frågan.

Antag att man som projektledare ställs inför följande situationer:

  • En irriterad styrgruppsledamot från USA ringer i en lucka mellan två möten och vill ha en förklaring till varför hans/hennes prioriteringar verkar ha åsidosatts
  • En workshop behöver hållas med deltagare från olika länder, helt olika uppfattningar och där isen behöver brytas i början av mötet och ett förtroende skapas
  • En affärsförhandling är inne i ett slutskede och det gäller att med fingertoppskänsla lotsa förhandlingen sista biten in i mål
  • Projektet ska presenteras för en multiprojektstyrgrupp som ska prioritera mellan detta projekt och ett projekt som presenteras av någon med engelska som modersmål, väl utvecklad presentationsteknik och ett mer proffsigt bildmaterial än vi ofta tar oss tid att ta fram i Sverige

 

Räcker det även nu att kunna läsa engelska obehindrat och ha skrivit många projektplaner/kravspecifikationer etc på engelska? Självklart inte!

Jag tror att vi framöver kommer få se allt större vikt läggas vid att projektledare ska behärska engelska på en helt ny nivå: som socialt smörjmedel och för att jämka samman olika kulturer och synsätt, som verktyg för att skapa förtroende och sälja in nya idéer samt för att på ett nyanserat sätt kunna förklara komplexa samband och avvägningar.

Förhoppningsvis får vi också framöver se alltfler CVn för projektledare redogöra för förmågan inom detta viktiga område och inte fullt lika snävt fokusera på den oftast lite mindre viktiga branschkunskapen.

Läs mer...


Publicerad i Kommunikation
Taggad under
2011-03-24 11:25

Kommunikation viktigast av allt?

På PMIs konferens i Göteborg för några veckor sedan var en av huvudtalarna Frank P. Saladis som talade på temat The Power of the Profession.

En av bilderna som Saladis visade var extra intressant. Den innehöll en lista med de sju viktigaste egenskaperna för en projektledare (efter input från projektledare) och listan såg ut så här:

  1. Communication Skills - verbal and written
  2. Leadership Skills
  3. Organizing Skills - planning, time management
  4. Interpersonal Skills
  5. Negotiating Skills - Diplomacy and mediating
  6. Team Building Skills
  7. Technical Skills

Det finns en punkt i listan som jag tror många reagerar på: att kommunikation rankas högre än ledarskap. Jag har ofta hört projektproffs säga att 90 % av projektledning handlar om kommunikation och jag tycker själv att det ligger mycket i det påståendet. Men när jag sett listor av den här typen tidigare brukar de ändå toppas av antingen ledarskap eller målfokusering/energinivå. Tänker man efter lite till och funderar på vilka förutsättningar ett projekt har, om projektledaren skrivit en glasklar projektplan, kommunicerat väl med sina intressenter och projektdeltagare, förankrat ett tydligt projektmål och skrivit tydliga progressrapporter med relevanta beslutsunderlag inser man snabbt hur lätt det är att motivera förstaplatsen för kommunikation.

Att sedan technical skills, som väl närmast får översättas med branschkunskap här, kommer sist är ju en självklarhet för alla som drivit projekt i många olika branscher. Det är aldrig de specifika branschkunskaperna hos projektledaren som avgör om ett projekt

Läs mer...


Publicerad i Kommunikation
Taggad under
2011-01-19 10:01

Se till att du inte behövs!

Projektledare sitter på många sätt som spindeln i nätet, inte minst när det gäller informationsspridning. Som projektledare är det ofta svårt att hinna förse rätt intressent med rätt information i samma takt som man får tillgång till den själv.

Det finns också sällsynta skräckexempel på projektledare som medvetet håller på en del information för att på så sätt personligen göra sig oumbärliga för projekten och resten av organisationen – vilket självklart är helt förkastligt. Som tur är finns det något positivt att lära även av skräckexemplena: om det är dåligt att göra sig oumbärlig så kanske det är riktigt bra att försöka se till att man inte behövs. Det fungerar faktiskt riktigt bra!

När man som projektledare känner att man nästan drunkar i alla uppgifter och det är svårt att förstå vilket arbete som bör prioriteras är det ofta bra att ställa sig frågan “hur ser jag till att jag inte behövs?” eller “vad behöver jag göra för att projektet ska klara sig även om jag blir påkörd av en bil i eftermiddag?”

Självklart behöver alla först och främst veta vad som ska göras (projektdirektivet), hur det ska gå till och vem som gör vad och när (projektplanen). Vidare måste projektets intressenter aktivt stödja projektet (intressentanalys) och eventuella konflikter och andra hinder hanteras så att projektdeltagarna får arbetsro. Sjävklart får det inte finnas några helt ohanterade frågor som ingen ansvarar för (uppdatera aktivitetslistan) eller risker som bara projektledaren tänkt på (dokumenterad riskhantering med åtgärder).

Så fråga dig själv: vad kan du göra idag för att ditt projekt ska klara sig utan dig i morgon?

Läs mer...


Publicerad i Kommunikation
Taggad under
2010-04-30 09:12

Kom ihåg att berätta att du inte vet …

Förra torsdagkvällen skulle jag åka från Kastrup till Arlanda med SAS. Något flyg ställdes in, övriga SAS-flyg såg ut som om de skulle avgå. Beredskapen och förståelsen från passagerarna på att det kunde bli problem var förstås hög: problemet med askmolnet hade pågått en vecka redan.

Trots förståelsen blev stämningen på Kastrup ändå ganska irriterad. Varför? Jo, ingen kunde ge besked om varför alla andra flygbolag utom SAS flög, medan SAS-planen blev kvar på marken. Inget besked om varför de inte flög, inget besked om när man kunde förvänta sig mer information, ingen information om hur man skulle bete sig om flyget permanent skulle ställas in. Man hänvisades däremot till Transfer Desk, där ungefär 600 personer köade och endast en liten bråkdel fick någon hjälp.

Först dagen efter fick jag reda på att stilleståndet berott på att SAS inte hade sina papper i ordning för att flyga i den nydefinierade zon två. Uppenbarligen hade ansvariga på SAS prioriterat internt arbete framför att gå ut med information till passagerare och anställda på Kastrup under kvällen. Som passagerare och kund till SAS tycker jag det var ett mycket dåligt beslut, när det hade tagit så lite tid att åtminstone meddela “vårt flygtillstånd är inte klart – ny information väntas senast kl 22.00″ eller liknande.

Varför skriver jag då om detta på projektbloggen?

Jo, för att det nog inte är alltför ovanligt att projektledare gör samma misstag. Känner du igen dig i situationen där du tycker att du självklart måste få klart projektdirektivet och projektplanen och få “koll på läget” innan du börjar gå ut och informera – särskilt om du tagit över ett havererat projekt? Samtidigt kanske projektets intressenter får en mycket negativ bild av ditt projekt som kan ta lång tid att tvätta bort.

Ett tips är då att tänka på situationen på Kastrup som ett exempel på hur det inte får gå till och fundera på om du kan ta en kort paus från ditt planeringsarbete och tala om för dina intressenter att:

  • Det här vet jag idag och det här har jag inte koll på ännu
  • Så här gör jag för att få koll
  • Jag återkommer med bättre information om x dagar

Jag har upprepade gånger hört att framgångsrik projektledning till 80-90 % består av effektiv kommunikation och det ligger mycket i det.

Läs mer...


Publicerad i Kommunikation
Taggad under
2010-06-01 09:04

Det enkla veckomailet

En av de svåraste – och viktigaste – uppgifter en chef har är att använda sin fingertoppskänsla för att avgöra vilka medarbetare som behöver handfast styrning och uppföljning, och vilka som kan släppas helt fria. För en projektledare är denna uppgift om möjligt ännu svårare och viktigare.

En person som inte är helt självgående (avseende allt från energinivå till kompetens) kan äventyra hela projektets leverans, särskilt om personen arbetar med aktiviteter på kritiska linjen. En kombination av nära handledning, styrning och uppföljning kan här vara helt avgörande för framgång.

Andra projektdeltagare som är mer självgående, ansvarstagande och erfarna har i stället behov av att själva få planera och genomföra de aktiviteter han eller hon ansvarar för. Just genom att släppas helt fria, och genom att projektledaren visar ett absolut förtroende, blommar sådana personer upp ännu mer, växer och presterar på topp.

De flesta projektdeltagare ligger förstås någonstans mellan dessa två ytterligheter.

De dagliga morgonmötena i Scrumprojekt ger projektledaren och Scrum Mastern goda möjligheter att bedöma varje persons erfarenhet, ansvarstagande och energinivå på ett bra sätt, liksom teamets förmåga att maximera de gemensamma insatserna.

Men alla använder inte agila metoder, sitter geografiskt tillsammans eller ens i samma tidszon.

Ett oerhört enkelt verktyg som jag själv brukar använda är att låta alla projektdeltagare varje vecka skicka ett mycket enkelt statusmail, med i princip följande rubriker:

  • Det här har jag gjort den här veckan
  • Det här ska jag göra nästa vecka
  • Aktiviteter på projektets aktivitetslista jag ansvarar för och som kan bli försenade
  • Frågor där jag behöver stöd från projektledaren

Det tar bara några minuter att skriva ner ett sånt här mail och det är fantastiskt hur snabbt och enkelt en erfaren projektledare ser vilka som behöver en tätare uppföljning och vilka som ska släppas fria för att båda ska utvecklas optimalt. Pröva får du se!

Läs mer...


Publicerad i Kommunikation
Taggad under
2010-09-16 08:38

Vem skriver projektdirektivet?

Alla projektmodeller och projektprocesser säger detsamma: det är projektägaren/sponsorn/styrgruppen (nedan bara kallad styrgruppen för enkelhets skull) som ansvarar för projektdirektivet – inte projektledaren.

Däremot är det väl snarare regel än undantag att projektdirektivet skrivs av projektledaren och sedan formellt godkänns av styrgruppen.

Det är väl OK.

Eller är det verkligen det?

Ofta går projekt inte riktigt som det var tänkt just därför att styrgruppen inte tar fullt ansvar för projektdirektivet. De har inte tvingats stöta och blöta formuleringar och lite mer i detalj sätta sig in i vad som ska uppnås och inte, vilka verksamhetsmål man egentligen är ute efter samt vilka prioriteringar och avgränsningar som ska gälla. Och vi vet alla vad som händer när målet är otydligt, eller i värsta fall felaktigt.

Ett enkelt tips till dig som sitter på beställarsidan av ett projekt är därför: ta dig tiden att skriva projektdirektivet själv! Då ökar du chansen till en bra projektstart och direktivet blir ett bra verktyg för inledande diskussioner med projektledaren.


Läs mer...


Publicerad i Kommunikation
Taggad under