På tal om projekt ...

Jag har flera gånger på den här bloggen skrivit om orimligheter i LoU-upphandlingar. LoU borde ju säkerställa att skattepengar används effektivt i upphandlingssituationer, men i praktiken blir det ofta precis tvärtom: man lägger ner mycket (skatte-)pengar på att administrera och genomföra upphandlingar vars resultat blir helt meningslösa, uppenbart orättvisa och/eller inte ger myndigheten tillgång till de bästa konsulterna (p g a utvärdering enbart på pris och inte kvalitet).

Det senaste exemplet är en av sveriges mer välkända myndigheter som ska upphandla fyra kategorier IT-konsulter, var och en med två olika erfarenhetsnivåer. Anbudslämnarna måste offerera på samtliga kategorier och nivåer. För att sedan välja ut de vinnande anbuden utvärderar man till 100% på pris, genom att vikta offererade timpriser med förväntad inköpsvolym.

Det innebär givetvis att de som kommer offerera på de volymmässigt största tjänsterna inte kommer ha en chans att konkurrera med någon som bara är intresserad av en av de mindre tjänsterna. Ännu mindre chans att konkurrera kommer man ha om man vill offerera marknadsmässiga priser på samtliga delar.

Ett företag som i den aktuella upphandligen enbart avser sälja databasdesigners kan offerera samtliga övriga roller för 1 kr/h. Om man sedan prissätter sin egen tjänst med 1 500 kr/h för den lägre erfarenhetsnivån och 2 000 kr/h för den högre kommer det lämnade anbudet att i genomsnitt få ett timpris på 220 kr/h, trots att man i praktiken enbart kommer offerera på sina tjänster med priserna 1 500 resp 2 000 kr/h.

Hur kan skattepengar få användas för såna här upphandlingar och är det någon som på allvar tror att myndigheten får bäst konsult för rätt pris?

När större upphandlingar görs är det vanligt att man i anbudsförfrågan kräver att anbuden ska vara giltiga en längre tid efter de lämnats in. Om man till exempel upphandlar ett större utvecklingsprojekt är det självklart att man behöver någon eller några månader på sig att utvärdera anbuden under vilken tid dessa måste vara bindande – även om leverantören under tiden behöver ta sina resurser i anspråk till andra kundprojekt. Så långt allt väl.

Det senaste året har jag stött på flera upphandlingar där man har samma synsätt även på mindre upphandlingar för en specifik roll och där anbuden består av namngivna konsulter. Nu senast har en offentlig myndighet i Sverige inlett upphandling av en huvudprojektledare där anbudet ska vara inlämnat senast 2010-09-13 och där anbudet måste vara bindande till 2011-01-31, dvs i drygt 4,5 månad! Jag tycker det är oskäligt. Vilken tänkbar huvudprojektledare har råd eller lust att sitta på bänken i 4,5 månad för att vänta på besked från en kund? Under denna period är den namngivna konsulten alltså förhindrad att ta andra större uppdrag, utan kan bara ta mindre uppdrag som kan avslutas närsomhelst under perioden om den första kunden vill köra igång sitt projekt. En annan tänkbar utgång är ju också att man efter 4,5 månaders väntan inte får uppdraget.

Jag undrar om beställarsidan verkligen tänkt igenom detta innan man formulerat sin förfrågan eller om man bara kopierat standardvillkor från andra större upphandlingar som inte avser namngivna konsulter.

Samma sak hände även i en LoU-upphandling i våras där jag försökte få beställaren att ändra villkoren i anbudsförfrågan – dock utan framgång.

Det kan bli flera tråkiga konsekvenser om man kräver anbud med allt för långa bindningsperioder, framförallt:

• Anbudslämnaren tar kravet seriöst och låter bli att offerera sina bästa resurser – eftersom man inte vill riskera att låta dem sitta på bänken en längre period.
• Anbudslämnaren chansar, lämnar anbud, hittar ett annat projekt åt konsulten, och riskerar eventuellt att bryta det formella kravet från kunden.

Är det någon annan som stött på liknande eller andra generella oskäliga villkor i upphandlingar av framförallt PL-konsulter?

Under sommaren ställs man ofta inför frågan om det är effektivast att låta alla i ett projekt ha semester samtidigt eller utspritt.

Om alla i projektet har semester samtidigt sker naturligtvis inga framsteg alls under semesterperioden, men projektet går med full kraft både före och efter.

Om man i stället sprider ut semestrarna så mycket som möjligt så att det varje vecka alltid finns minst en person i varje roll som arbetar (t ex kravspecificerare, utvecklare, testare i ett IT-projekt) får man andra för- och nackdelar. Till fördelarna hör att framsteg kan göra även under semesterperioden och framförallt att aktiviteter som tar lång kalendertid men kräver låg bemanning med särskilt stor fördel kan planeras in under semesterperioden. Andra fördelar kan vara att man kanske kan få utnyttja en hel testanläggning för långa testcykler som inte hade varit möjligt annars. Den största nackdelen är oftast att det ofta visar sig att det är just den personen som är på semester som man behöver få tag på och så har man i stället personer på plats i projektet – vilka självklart kostar pengar – utan att de kan producera för full maskin. (Eller uttryckt med EVM-termer: vi prioriterar vårt SPI på bekostnad av CPI.)

Det vore intressant att se vad ni läsare av bloggen tycker. Vilka typer av projekt lämpar sig bäst för den ena eller andra hanteringen av semestrar?

För en tid sedan skrev jag om den nystartade sajten OPGPort – en webbsajt för projektledare. Nu pågår också på LinkedIn en diskussion om vilka sajter runtom i världen som innehåller bäst information för projektledare: bloggar, white papers, mallar osv. För att läsa den aktuella diskussionen (In your opinion what are the best websites about project management that you know ?) fordras att man går med i gruppen PMI Credentialed PMPs. För er som (ännu) inte är medlemmar kommer här några smakprov på sajter som olika medlemmar rekommenderar.

• allPM.com
• Alltop
• gantthead.com
• ProjectConnections
• pm411.org
• Top 25 Project Management Blogs
• Project Smart

Någon som har någon favorit att lägga till?