På tal om projekt ...

Debatten och de heta känslorna kring Reinfeldts förslag om att ge oss möjligheten att jobba längre än till 65 har varit intensiv. Det har inte varit lika stor uppmärksamhet och diskussion kring hans åsikt att byta karriär mitt i livet.

Eftersom det är exakt vad jag gjort så lystrade jag lite extra när han tog upp den saken. Min upplevelse är att det verkligen är något som är möjligt och starkt kan rekommenderas. Det kan kännas svårt, oöverstigligt och jobbigt innan bytet. Min erfarenhet är att efter bytet är gjort så infinner sig en känsla av att ha lyckats med något, att ha fått nya spännande utmaningar och att det faktiskt var värt varje tanke av tvivel under processen.

Självklart passar det inte varje individ eller varje yrkeskarriär men hör du till dem där det skulle fungera så vill jag inte avskräcka utan snarare starkt rekommendera att våga prova det nya.

/Henrik

När man jobbat ett antal år i olika branscher, och kanske framförallt som konsult - slås man av hur ofta kunderna tycker att just deras bransch är väldigt unik, med väldigt speciella förutsättningar och där projekten kräver något helt annat än i andra branscher. Vi som ofta möter olika företag slås i stället av hur fantastiskt lika de olika branscherna är och hur likartade utmaningarna ser ut. De branschspecifika frågorna löser man oftast lätt med befintlig personal, men sedan återstår det svåra och det återkommande: kommunikation, motivation, resurshantering och flaskhalsar, prioritering, konflikthantering och intressentanalys.

Men visst finns det skillnader. Och vissa av skillnaderna kan man också se i skärningen privat/offentlig sektor. En fråga jag ibland ställer mig är i vilken del som risken är störst att man i onödan slösar med pengar. Är det bättre i offentlig sektor för att man är noggrann med att hushålla med skattepengar och medveten om vilken insyn som finns i verksamheten, eller är det bättre på den privata sidan eftersom det oftast finns ett tydligare ansvar och konsekvenser på individnivå när något går snett?

Det är en svår fråga att besvara. Jag tror verkligen att många som jobbar i offentlig sektor är extra vaksamma på att använda skattepengar på ett återhållsamt sätt. Samtidigt märker jag att graden av kollektivt bestämmande och insyn ofta verkar i motsatt riktning. Jag förvånas ibland över hur hela styrgrupper, verksledningar etc kan låta ekonomiskt oförsvarliga projekt fortsätta därför att det sker enligt överenskomna avtal och i samförstånd med övriga i gruppen. (Jag skrev ett inlägg om detta gruppbeteende även för några månader sedan, se Individer fattar bättre beslut än grupper.) Ett bra exempel är häromåret när en av de största myndigheterna i Sverige drev ett projekt där man kvartalsvis i förskott betalade ett konsultbolag per nerlagd timme för planerat arbete - helt oavsett hur erfarna konsulter som skulle användas eller vilket resultat som skulle komma att uppnås.

Här är min känsla att en individuell chef, eller ett ägarlett mindre företag, aldrig skulle ha accepterat en sådan situation - även om det fanns godkända avtal. Här skulle man i stället hänvisat till det uppenbart orimliga och arbetat fram en annan lösning.

Samtidigt finns det andra risker med privata bolag utan offentlig insyn och där enskilda individer med för stor makt och bristande omdömen kan orsaka stor ekonomisk skada.

Det skulle vara intressant att höra vad andra som jobbat mycket i såväl privat som offentlig sektor säger. Var slösas det mest med pengarna?

Äntligen! Efter en dryg månads väntan kom äntligen resultatet. Jag och många med mig fick ett mail som sa att vi hade klarat certifieringen och kan nu titulera oss PMI-ACP(Agile Certified Practitioner).

Under väntan har känslorna pendlat mellan “Såklart jag har klarat mig” till den lite mer deppiga “Det kanske inte gick så bra i alla fall”, så det var riktigt skönt att äntligen få ett besked och fantastiskt roligt att det gick som jag nog hela tiden trodde.

Nu ser jag med tillförsikt fram mot nya spännande Agila projekt som kan innebära roller som Agil projektledare, produktägare eller varför inte att hjälpa ett företag att införa Agil utveckling?   

/Henrik

Under de senaste dagarna har PMI skickat ut resultatet från den allra första omgången av certifieringen PMI Agile Certified Practitioner, där de senaste årens starka agila utveckling knyts ihop med PMIs tidigare ramverk för projektledning. Flera svenskar finns bland de som godkändes i denna pilotomgång och jag vill passa på att gratulera alla pionjärer!

  /Erik

Jag undrar hur många projekt-/portfölj-/PMO-/utvecklingschefer som i slutet av december tänker ”aldrig mer”:

·         ”Aldrig mer en budgetprocess i september-oktober där vi har så dåligt underlag inför det kommande årets satsningar, och så dålig koll på tillgängliga resurser och så mycket handjagande av data”

·         ”Aldrig mer en lika hektisk decembermånad där vi tvingas till hårda prioriteringar men där vi inte ens har verktyg för att enkelt se vad prioriteringsbesluten får för effekter på vår försäljning, resursutnyttjande och intäkter”

·         ”Aldrig mer ett år där två projektledare säger upp sig och lämnar efter sig två helt individuellt administrerade och planerade projekt där det tog månader för de projektledare som tog över att komma upp på banan”

·         ”Aldrig mer ett år där jag tvingas avbryta mitt planerade arbete för att sammanställa data om projektportföljen, om och om igen”

”Aldrig mer! Nästa år …”

Men varför är det så svårt att ta sig ur ekorrhjulet?

Jag tror att det finns många skäl. Ett av skälen är att projektverksamhet nästan alltid är oerhört intensiv, leveransfokuserad och arbetet sker med kniven på strupen för att hinna före konkurrenterna, uppfylla legala krav osv. Ett annat skäl är att det alltid är svårt med förändringar av beteenden.

Ett tredje skäl är att det kan se så förrädiskt enkelt ut att bara införa ett verktyg. Vem skulle inte vilja kunna få fram diagram av följande typ på längden och bredden, med ständigt uppdaterat innehåll utan ansträngning?

Och så gör man en förstudie, väljer ett verktyg, hoppar över det krävande men helt nödvändiga förändringsarbetet i organisationen – och konstaterar frustrerat att ingen orkar uppdatera informationen i verktyget utan man har i stället fått ett nytt byråkratiskt inslag i vardagen som stjäl tid utan att skapa värde.

Självklart kan man råda bot på problemen genom att ta förändringsledningen på allvar. Med ett väl förankrat program där fokus är på projektorganisationens beteenden, med respekt för att beteendeförändring tar tid, kan man få ordning, effektivitet och arbetsglädje.

Men hur gör man om man inte har tiden och tålamodet för att låta förändringsarbetet med tiden effektivisera organisationen? För att motverka hemmablindhet kan vi kolla på en helt annan enklare utmaning: hur gör stora organisationer för att hantera sina resebokningar?

Jo, man vänder sig till en resebyrå. Valet är enkelt: för resebyrån är hanteringen av resor själva kärnverksamheten. Det är en självklarhet att man jobbar i gemensamma system, att man kan producera rapporter för kundens totala resor och ingen agent skulle komma på idén att börja boka resor på sitt eget sätt.

Konstigt nog ser man inte alls samma fenomen på projektsidan. Varför använder sig inte fler organisationer av externa projektbyråer, som man helt enkelt ger i uppdrag att hålla ordning på all administration av projektportföljen, och eventuellt även tillhandahålla projektledarna. Då skulle organisationen slippa stora delar av förändringsarbetet, man skulle slippa övertyga sin projektorganisation om att det gemensamma verktyget ska användas, att det finns ett värde i att jobba på ett likartat sätt och att det är nödvändigt för budgeterings- och prioriteringsarbete att helt enkelt ständigt ha en uppdaterad översiktsbild över vad man håller på med. Då skulle man också kunna lägga all sin egen tid på att producera resultat inuti projekten, bygga upp know-how som blir konkurrensfördelar i kärnverksamheten, säkerställa affärsmässigt bra prioriteringar i projektportföljen och jobba med effekthemtagningen.

Jag tror att vi de närmaste åren kommer att få se en tydlig trend i den här riktningen, samtidigt som antalet nyårslöften med aldrig-mer-innehåll går ner.

Sist men inte minst vill jag passa på att önska alla bloggläsare en riktigt God Jul och Gott Nytt År!