På tal om projekt ...

Granskar ni projektplanen innan ni kör igång på allvar, eller granskar ni havererade projekt?

Svaret på den frågan säger mycket om kulturen i organisationen.

Granskar ni projektplanen innan ni kör igång på allvar, eller granskar ni havererade projekt?

Svaret på den frågan säger mycket om kulturen i organisationen.

En av de svåraste – och viktigaste – uppgifter en chef har är att använda sin fingertoppskänsla för att avgöra vilka medarbetare som behöver handfast styrning och uppföljning, och vilka som kan släppas helt fria. För en projektledare är denna uppgift om möjligt ännu svårare och viktigare.

En person som inte är helt självgående (avseende allt från energinivå till kompetens) kan äventyra hela projektets leverans, särskilt om personen arbetar med aktiviteter på kritiska linjen. En kombination av nära handledning, styrning och uppföljning kan här vara helt avgörande för framgång.

Andra projektdeltagare som är mer självgående, ansvarstagande och erfarna har i stället behov av att själva få planera och genomföra de aktiviteter han eller hon ansvarar för. Just genom att släppas helt fria, och genom att projektledaren visar ett absolut förtroende, blommar sådana personer upp ännu mer, växer och presterar på topp.

De flesta projektdeltagare ligger förstås någonstans mellan dessa två ytterligheter.

De dagliga morgonmötena i Scrumprojekt ger projektledaren och Scrum Mastern goda möjligheter att bedöma varje persons erfarenhet, ansvarstagande och energinivå på ett bra sätt, liksom teamets förmåga att maximera de gemensamma insatserna.

Men alla använder inte agila metoder, sitter geografiskt tillsammans eller ens i samma tidszon.

Ett oerhört enkelt verktyg som jag själv brukar använda är att låta alla projektdeltagare varje vecka skicka ett mycket enkelt statusmail, med i princip följande rubriker:

• Det här har jag gjort den här veckan
• Det här ska jag göra nästa vecka
• Aktiviteter på projektets aktivitetslista jag ansvarar för och som kan bli försenade
• Frågor där jag behöver stöd från projektledaren

Det tar bara några minuter att skriva ner ett sånt här mail och det är fantastiskt hur snabbt och enkelt en erfaren projektledare ser vilka som behöver en tätare uppföljning och vilka som ska släppas fria för att båda ska utvecklas optimalt. Pröva får du se!

Är din styrgrupp tillräckligt engagerad? Blir du kontaktad av de flesta styrgruppsdeltagarna efter du skickat ut en statusrapport så de kan ställa kompletterande frågor och komma väl förberedda till styrgruppsmötet? Eller är det tvärtom så att de kanske kommer till styrgruppsmötet utan att ens ha läst din rapport?

För några år sedan skrev jag upp min egen styrgrupp på risklistan vilket väckte stor förvåning, men jag konstaterade att min styrgrupp visade för lågt engagemang för projektet vilket äventyrade resultatet, såväl under själva projektgenomförandet som effekthemtagningen efteråt. Åtgärden ledde även till en del skratt – och framförallt till att vi tog en ordentlig diskussion om vilka förväntningar vi hade på styrgruppens deltagare.

Kanske något att pröva i ditt projekt också?

Så var man hemma i Sverige igen, där i och för sig vädret är mycket bättre än det var i Milano. Seminariet Building a Next-Generation Program Management Office and Portfolio Management var intressant. Framförallt hade det en bra balans mellan den ibland lite för processtunga PMI-standardens syn på PMO och portföljhantering och mjukare, mer verklighetsanpassade inslag kring hur man driver det förändringsarbete som behövs och skapar intresse såväl hos företagsledning som projektledare och andra intressenter. Något som ofta dök upp avseende relationen till projektledarna var freedom with a fence, snarare än processpolis.

Seminariet gav också rika möjligheter till internationella jämförelser då de 30 deltagarna kom från Turkiet, Kuwait, Sverige, Malaysia, Frankrike, Schweiz, Italien, Storbritannien, Portugal, Ryssland, Saudiarabien, Tyskland, Spanien, Tjeckien, Polen och seminarieledaren var indier – sedan 25 år bosatt i USA.

Efter att tidigare ha deltagit på PMIs kongress tycker jag att SeminarsWorld är att föredra. Helt klart ligger vi också efter den internationella utvecklingen avseende PMO och portföljhantering i Sverige – eller med andra ord kommer säkert mycket att hända på området på hemmaplan närmaste åren!